Mengirimkan Surat Penolakan Pesanan Barang dengan Benar
Mengirimkan surat penolakan pesanan barang kepada konsumen merupakan hal penting yang harus dilakukan ketika terdapat alasan tertentu. Surat tersebut memuat informasi terkait pemesanan, ketersediaan stok barang, pengiriman, dan lain-lain. Agar memberikan kesan profesional dan bertanggung jawab, surat penolakan perlu disusun secara terstruktur menggunakan bahasa formal atau baku. Jika Anda sebagai penjual bingung cara membuatnya, berikut ini contoh surat penolakan pesanan barang yang dapat dijadikan referensi.
Pengertian Surat Penolakan Pesanan
Surat penolakan pesanan adalah dokumen yang dikirimkan oleh penjual kepada konsumen yang memesan barang di tempat tersebut untuk memberitahukan bahwa pesanan tersebut tidak dapat diproses. Dengan adanya surat ini, konsumen menjadi tahu bahwa barang pesanannya sedang mengalami masalah sehingga tidak dapat dikirimkan saat itu juga.
Sebagian penjual mungkin merasa bahwa surat penolakan tidak begitu penting, terutama jika pesanan barangnya tidak dalam jumlah yang besar. Mereka cenderung lebih memilih untuk menghubungi konsumen melalui direct message (DM) untuk menjelaskan dan melakukan konfirmasi lebih lanjut terkait pesanan yang tidak dapat diproses.
Namun, jika jumlah barang yang akan dikirimkan banyak dan nilainya besar, sangat penting untuk membuat surat penolakan. Hal ini perlu dilakukan untuk menunjukkan rasa tanggung jawab dan melakukan konfirmasi lebih lanjut kepada pembeli terkait pesanannya.
Ada beberapa alasan mengapa penjual perlu membuat surat penolakan pesanan:
- Produk sedang tidak tersedia
- Kendala pengiriman ke alamat tujuan
- Keterlambatan atau ketidakmampuan mempercepat pengiriman
- Harga penawaran pembeli tidak cocok
- Pembayaran belum diselesaikan
Jika surat penolakan tidak dikirimkan, atau bahkan tidak memberikan konfirmasi apapun kepada pembeli dan langsung mengirimkan barangnya, maka penjual dianggap tidak bertanggung jawab. Selain itu, pembeli juga merasa kecewa dan mungkin memberikan penilaian negatif, yang dapat merugikan toko karena citranya menjadi buruk.
Fungsi Surat Penolakan Pesanan
Seperti halnya surat pesanan barang, surat penolakan pesanan juga penting untuk diberikan kepada konsumen. Ketika terdapat masalah yang menyebabkan barang tidak dapat diproses, konsumen perlu mengetahuinya agar dapat mengambil tindakan yang tepat.
Fungsi surat penolakan oleh penjual sangat penting dan harus dipahami oleh para pelaku usaha. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat penolakan pesanan:
1. Menunjukkan permasalahan terkait pesanan barang
Fungsi utama surat penolakan adalah untuk menunjukkan permasalahan atau kendala terkait pesanan barang. Terkadang, ada hal-hal yang diluar dugaan yang membuat pesanan tidak dapat diproses, seperti masalah ekspedisi, ketersediaan stok barang, dan lain-lain.
Untuk itu, penjual harus mengirimkan surat resmi kepada pembeli untuk memberikan informasi terkait barang yang dipesan. Permasalahan yang dijelaskan harus jelas dan tidak sembarangan.
2. Membangun citra positif toko atau perusahaan
Selain menunjukkan permasalahan terkait pesanan, surat penolakan juga berfungsi untuk membangun citra positif toko atau perusahaan penyedia barang. Melalui dokumen ini, pembeli akan menganggap bahwa toko atau penjual bertanggung jawab penuh terhadap barang yang dipesannya.
Penjual yang selalu mengkonfirmasi pesanan kepada pembeli menunjukkan sikap bertanggung jawab. Sikap ini dapat memberikan dampak positif kepada toko atau perusahaan karena berusaha melayani berbagai macam permasalahan konsumen terkait pemesanan barang.
Tanpa adanya surat tersebut dan langsung mengirimkan barang tanpa konfirmasi kepada konsumen, penjual dianggap tidak bertanggung jawab dan lalai. Oleh karena itu, ketika sedang terdapat masalah terkait pesanan konsumen, sebaiknya penjual segera mengirimkan surat penolakan tersebut untuk menyelesaikan masalah.
3. Memberikan informasi pasti terkait pesanan barang
Surat penolakan pesanan oleh penjual juga berfungsi untuk memberikan kepastian dan informasi penting terkait barang yang dipesan. Beberapa hal mungkin terjadi di luar kendali, sehingga penjual perlu mengirimkan surat tersebut kepada konsumen, misalnya terkait masalah pembayaran, stok barang, jasa kirim, dan sebagainya.
Memberikan informasi ini dapat membantu konsumen mengambil tindakan selanjutnya jika pesanannya tidak bisa dikirimkan. Misalnya mengganti jenis barang atau menghubungi penjual untuk melakukan konfirmasi.
Bagian-Bagian Surat Penolakan Pesanan
Jika jumlah dan/atau nominal pesanan barang besar, sangat penting untuk mengirimkan surat penolakan dengan cara yang benar. Penulisan surat harus resmi dan jelas agar tidak membingungkan pembaca. Berikut ini bagian-bagian yang harus ada dalam surat penolakan pesanan:
1. Kop Surat
Kop surat adalah hal pertama yang harus ada dalam surat tersebut. Kop surat penting karena memberitahukan jenis dokumen serta nama toko atau pengirim.
Jika toko Anda tidak memiliki kop surat berlogo resmi, Anda dapat membuatnya secara sederhana dengan menuliskan “Surat Penolakan Pesanan” diikuti dengan keterangan nama toko. Anda juga dapat menuliskan nama toko dengan huruf cetak tebal, kemudian di bawahnya berisi informasi alamat lengkap, nomor telepon, website, dan e-mail resmi toko.
2. Tempat dan Tanggal Dibuat
Bagian ini harus mencantumkan tempat dan tanggal dokumen tersebut dibuat. Informasi ini harus jelas karena termasuk dalam dokumen resmi.
Komponen tempat menunjukkan bahwa toko Anda benar-benar ada di tempat tersebut. Sedangkan komponen tanggal menunjukkan kapan surat tersebut dirilis secara resmi. Contoh penulisannya “Cianjur, 4 April 2023”.
3. Nomor Surat dan Kepentingannya
Nomor surat merupakan komponen penting yang harus ada untuk mempermudah pengarsipan. Tuliskan sesuai aturan penomoran surat resmi yang berlaku.
Selain itu, tuliskan kepentingan dokumen tersebut dibuat pada bagian “Hal: Penolakan pesanan” agar pembaca langsung mengetahui tujuan dari surat tersebut.
4. Penerima Tujuan
Cantumkan penerima tujuan dengan nama yang jelas seperti “Kepada Yth. Bapak/Ibu Andita, (Nama Toko), (Nama Kota Konsumen), di tempat”.
5. Kalimat Pembuka
Pada kalimat pembuka, gunakan kata “Dengan hormat” untuk memberikan kesan formal dan profesional. Buatlah kalimat pembuka singkat dan tidak bertele-tele, maksimal dua baris.
6. Isi
Pada bagian isi surat, beritahukan inti permasalahan penolakan barang secara jelas kepada konsumen tanpa bertele-tele. Gunakan kalimat yang mudah dipahami agar tidak membingungkan pembaca.
7. Kalimat Penutup
Akhiri surat dengan kalimat penutup setelah isi. Ucapan terimakasih dan permohonan maaf dapat dituliskan dalam kalimat penutup ini. Jangan terlalu panjang, cukup maksimal dua baris saja.
8. Nama Pengirim dan Tanda Tangan
Jangan lupa mencantumkan nama pengirim, nama toko, serta tanda tangan asli pada akhir surat. Hal ini penting agar penerima tahu siapa yang bertanggung jawab atas penolakan tersebut.
Contoh Surat Penolakan Pesanan
Berikut adalah contoh surat penolakan pesanan barang beserta penjelasannya:
Pada contoh surat penolakan pesanan di atas, kop surat dibuat secara sederhana tanpa logo. Tuliskan nama toko, alamat lengkap, nomor telepon, website (jika ada), dan alamat e-mail dengan jelas.
Tempat dan tanggal pembuatan surat juga harus jelas tercantum. Perihal “Penolakan pesanan” ditulis dengan jelas di bawah nomor surat.
Pada bagian salam pembuka, gunakan kata “Dengan hormat”. Selanjutnya, ucapkan terimakasih kepada pembeli karena telah melakukan pemesanan laptop pada tanggal tersebut dengan sistem pembayaran COD (Cash On Delivery).
Penolakan pesanan dijelaskan secara singkat dan jelas pada bagian isi. Penolakan dilakukan karena stok laptop sedang tidak tersedia, dan baru akan tersedia pada awal bulan berikutnya.
Surat penolakan tersebut diakhiri dengan kalimat penutup yang berisi ucapan terimakasih dan permohonan maaf karena tidak dapat memenuhi pesanan tersebut.
Pada bagian paling akhir, surat penolakan pesanan juga harus mencantumkan nama pengirim dan tanda tangan asli. Ini bertujuan agar penerima tahu siapa yang bertanggung jawab atas penolakan tersebut.
Penjelasan serta contoh mengenai surat penolakan terkait pesanan barang seperti di atas semoga dapat dipahami. Meskipun kesannya sepele, membuat surat berisi informasi penolakan merupakan salah satu cara bagi penjual untuk menunjukkan rasa tanggung jawab terhadap barang yang dipesan oleh pembeli ketika terjadi kendala tertentu.
