Rumus Membuat Jadwal Shift Kerja dengan Excel dan Contohnya

Membuat jadwal shift kerja merupakan hal penting bagi banyak perusahaan, terutama yang bergerak di bidang layanan, manufaktur, atau sektor-sektor lain yang memerlukan tenaga kerja dalam berbagai waktu. Dengan menggunakan Microsoft Excel, kita bisa membuat jadwal shift kerja yang terorganisasi dengan baik. Artikel ini akan membahas langkah-langkah dan rumus yang diperlukan untuk membuat jadwal shift kerja menggunakan Excel.

Pentingnya Jadwal Shift Kerja

Jadwal shift kerja memiliki banyak manfaat, antara lain:

Efisiensi Operasional: Dengan jadwal yang teratur, operasional perusahaan dapat berjalan lebih efisien.

Kepuasan Karyawan: Karyawan akan lebih puas jika mereka tahu kapan mereka bekerja dan kapan mereka memiliki waktu luang.

Mengurangi Kontradiksi: Menghindari kesalahpahaman mengenai jam kerja dapat mengurangi konflik di tempat kerja.

Langkah-langkah Membuat Jadwal Shift Kerja di Excel

Agar bisa membuat jadwal shift kerja yang efektif di Excel, berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Menyiapkan Tabel Dasar

Buka Microsoft Excel dan buat tabel dasar untuk jadwal shift Anda. Tabel ini biasanya mencakup kolom-kolom berikut:

Tanggal

Nama Karyawan

Shift Pagi (contoh: 08:00 – 16:00)

Shift Sore (contoh: 16:00 – 00:00)

Shift Malam (contoh: 00:00 – 08:00)

Contoh Tabel Dasar:

table border=”1″>

Tanggal

Nama Karyawan

Shift Pagi

Shift Sore

Shift Malam

01/10/2023

Alice

01/10/2023

Bob

01/10/2023

Cathy

2. Menentukan Rumus untuk Pengisian Otomatis Shift Kerja

Kita bisa menggunakan rumus sederhana untuk mengisi otomatis shift berdasarkan pola tertentu. Misalnya, jika Anda ingin mengatur pola shift bergantian setiap hari, Anda dapat menggunakan rumus dengan fungsi IF atau VLOOKUP.

Cara Menggunakan Fungsi IF:

=IF(MOD(ROW(),3)=1,"Pagi",IF(MOD(ROW(),3)=2,"Sore","Malam"))

Pada rumus di atas, kita memanfaatkan fungsi MOD untuk menentukan urutan shift secara berulang setiap tiga hari.

3. Menggunakan Format Bersyarat (Conditional Formatting)

Penting untuk menandai karyawan yang sudah tidak tersedia pada tanggal tertentu atau memberikan tanda khusus jika karyawan sedang cuti. Anda dapat menggunakan fitur format bersyarat di Excel.

Cara Menggunakan Format Bersyarat:

Pilih sel atau rentang sel yang ingin Anda format.

Pilih “Conditional Formatting” dari menu “Home”.

Kemudian pilih “New Rule”.

Pilih “Use a formula to determine which cells to format”.
Ketikkan formula seperti =ISBLANK(C2) untuk menandai sel kosong atau =C2=”X” untuk menandai karyawan yang sedang bertugas.
Pilih format warna latar belakang atau teks sesuai kebutuhan lalu klik OK.

Contoh Penerapan Jadwal Shift Kerja di Excel

Sekarang mari kita lihat contoh penerapan langsung dari langkah-langkah sebelumnya dalam bentuk tabel dan rumus. Berikut adalah contoh lengkapnya:

table border=”1″>

Tanggal Karyawan A (Pagi) Karyawan B (Sore) Karyawan C (Malam)

01/10/2023 X

01/10/2023 < td ></ td >< td >X </ td >< td ></ td >

< td >01/10/2023 </ td >< td ></ td >< td ></ td >< td >X </ td > < th>Tanggal< / th >< th>Karyawan D(Pagi)< / th >< th>Karyawan E(Sore)< / th >< th>Karyawan F(Malam)< / th ></ tr >

< td >02/10/2023< / t d >< t d >X< / t d >< t d ></ t d >< t d ></ t d ></ tr >

< t d >02/10/2023< / t d >< t d ></ t d >< t d >X< / t d >< t d ></ tr >

02/10/2023< /t d >(X)< /t d >(X)< /t d >(X)< /t d ></ tr >

< th>Tanggal< / th >< th>Karyawan G(Pagi)< / th />< th>Karyawan H(Sore)< / th />< th>Karyawan I(Malam)< / th /></ tr >

< tr/>< tr/>
< tr/>

* Catatan :{“/n”}
Jadwal ini hanya contoh sederhana. Untuk kebutuhan nyata, disarankan menyesuaikan dengan jumlah karyawan serta spesifikasi jam kerja perusahaan masing-masing.

Mengelola Perubahan Jadwal Shift Kerja

Libatkan komunikasi dua arah antara manajemen dan karyawan saat melakukan perubahan pada jadwal shift agar semua pihak memahami situasi tersebut. Untuk mengelola perubahan dengan baik, Anda dapat mempertimbangkan beberapa hal berikut:

ul >

Sediakan Waktu Cukup untuk Mempersiapkan Diri:Sebaiknya berikan pemberitahuan minimal satu minggu sebelumnya sebelum melakukan perubahan besar pada jadwal agar karyawan memiliki waktu mempersiapkan diri./n

Beri Alasan Jelas:Beri penjelasan mengenai alasan perubahan tersebut kepada staf agar mereka lebih memahami situasi dan menerima keputusan tersebut./n

Buka Kesempatan Diskusi:Sediakan ruang bagi karyawan untuk menyampaikan pendapat atau kekhawatiran mereka terkait perubahan tersebut./n

Tindak Lanjut Setelah Perubahan Jadwal:Lakukan evaluasi setelah implementasi perubahan agar dapat mengetahui dampaknya terhadap produktivitas serta kepuasan kinerja./n

Menggunakan Template Jadwal Shift Kerja di Excel

Bagi Anda yang ingin lebih praktis tanpa harus mulai dari awal, banyak template gratis tersedia secara online. Template ini biasanya sudah dilengkapi dengan rumus-rumus dasar sehingga Anda hanya perlu memasukkan data karyawan dan jam kerjanya saja.

Cara Mendapatkan Template Gratis :

ul type=”disc”>

Cari di situs web resmi Microsoft Office atau platform serupa lainnya seperti Google Sheets.

Pilih template sesuai kebutuhan seperti “Jadwal Kerja” atau “Jadwal Shift”.
– Download template dalam format .xlsx.
– Buka file template di Microsoft Excel.
– Sesuaikan data sesuai kebutuhan perusahaan anda.
– Simpan file setelah selesai sebagai backup data anda.

Membuat Laporan dari Jadwal Shift Kerja

Dengan menyimpan data pada tabel jadwal shift, Anda juga bisa menghasilkan laporan berkala mengenai penggunaan jam kerja karyawan.

Cara Membuat Laporan :

<

ul type=”disc”>

Dapatkan Jumlah Jam Kerja Kumulatif per Karyawan:
Gunakan fungsi SUMIF untuk menghitung total jam kerja setiap karyawaan.
Contoh Rumus:

=SUMIF(B:B,”Alice”,C:C) – menghitung jumlah jam kerja Alice selama periode tertentu.(kolom C merepresentasikan jam)

– Buat Grafik Visualisasi Data:
Anda juga bisa membuat grafik dari data yang ada sehingga memudahkan analisis visual laporan.

– Gunakan Pivot Table:
Dengan Pivot Table Anda bisa menganalisis data secara mendalam termasuk menghitung total kehadiran per minggu/bulan per karyawaan.

<

h3>Mengakhiri Pembuatan Jadwal Shift Kerja

Dalam pembuatan jadwa lshift kerjasangat pentinguntukmemperhatikan fleksibilitasdan keterlibatan tim.dengan demikian manager ataupun supervisor tidak hanya menjalankan rutinitas tetapi juga melayani kepentingan tim demi kelancaran operasional.begitu pula analisa hasil laporan rutin sangat bermanfaatuntukperbaikan sistem kedepannya.melalui proses pembelajaran maka perusahaan akan semakin efisiendalam pengelolaan sumberdaya manusianya.

Demikianlah artikel mengenai rumus membuat jadwal shift kerja dengan excel serta contohnya.Semoga informasi ini bermanfaat bagi anda dalam menyusun sistem manajerial dibidang sumber daya manusia serta meningkatkan efektivitas operasional bisnis anda!</ p

Baca Juga Kursus Les Bahasa Jepang di Medan