Surat Pengantar: Memahami, Menulis, dan Contoh
Surat pengantar adalah jenis pesan resmi yang digunakan untuk memberikan keterangan, pengantar, atau rekomendasi seseorang kepada pihak lain. Pesan ini berisi informasi tentang identitas pengirim, latar belakang penulisan pesan, dan keterangan lainnya yang berhubungan dengan keperluan tertentu. Surat pengantar banyak digunakan dalam berbagai bidang seperti akademik, bisnis, dan pemerintahan.
Pada artikel ini, kita akan mempelajari lebih dalam tentang surat pengantar. Kita akan membahas struktur surat pengantar serta cara menulisnya. Selain itu, kita juga akan melihat contoh-contoh surat pengantar agar lebih memahami bagaimana pesan ini ditulis dalam prakteknya.
Apa Itu Surat Pengantar?
Surat pengantar adalah jenis pesan resmi yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi terkait untuk memberikan keterangan, pengantar, atau rekomendasi seseorang kepada pihak lain. Pesan ini mencakup informasi mengenai identitas pengirim dan latar belakang penulisan pesan.
Surat pengantar digunakan dalam berbagai bidang seperti akademik, bisnis, dan pemerintahan. Pesan ini bertujuan untuk menginformasikan bahwa seseorang tersebut adalah bagian dari suatu organisasi/instansi atau menunjukkan bahwa seseorang sudah melewati tahap administrasi sebelumnya. Dalam beberapa bidang, surat ini biasa digunakan untuk meminta izin, mengajukan proposal, atau kegiatan lainnya.
Misalnya ketika Anda ingin mengajukan pembuatan KTP ke kelurahan setempat. Pihak kelurahan akan meminta surat pengantar dari RT/RW karena dianggap pihak tersebut yang mengenal baik diri Anda. Dengan adanya surat pengantar, pihak kelurahan bisa yakin dan percaya bahwa Anda adalah warga negara Indonesia asli yang tinggal di daerah tersebut.
Struktur Surat Pengantar
Surat pengantar memiliki struktur yang perlu diperhatikan sebelum membuatnya. Struktur ini mencakup:
-
Kop Surat
Kop atau kepala surat diletakan di bagian paling atas atau header kertas. Pada bagian ini, Anda perlu mencantumkan logo institusi/lembaga/perusahaan, nama instansi, nomor telepon, alamat email, dan informasi lainnya yang berkaitan dengan instansi. -
Nomor Surat
Nomor surat resmi umumnya dituliskan untuk mempermudah pengarsipan di pihak penerima ataupun pembuat pesan. -
Lampiran dan Hal
Dalam menulis jenis pesan ini, terkadang dibutuhkan informasi tambahan agar penerima bisa memiliki pemahaman lebih luas. Lampiran hanya mencantumkan jumlah berkas yang disematkan bersamaan dengan isi pesan. -
Salam Pembuka
Penulisan salam pembuka bertujuan untuk menandakan kesopanan dan formalitas kepada pihak penerima pesan. -
Isi Surat
Isi pesan memuat informasi seputar tujuan penulisan pesan. -
Salam Penutup dan Tanda Tangan
Setelah isi pesan, tuliskan salam penutup dan tanda tangan untuk menunjukkan keabsahan surat.
Cara Menulis Surat Pengantar
Berikut ini adalah beberapa langkah yang bisa Anda ikuti dalam menulis surat pengantar:
-
Tentukan Tujuan Penulisan Surat
Tentukan terlebih dahulu tujuan pembuatan pesan yang akan Anda tulis. Apakah pesan tersebut digunakan untuk melamar pekerjaan, mengajukan proposal proyek, atau meminta izin untuk melakukan sesuatu. -
Susun Format dan Kerangka Surat
Setelah tujuan ditentukan, susun format dan kerangka surat seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya. -
Tulis Pesan dengan Kalimat Jelas dan Efektif
Tulis informasi dalam pesan pengantar dengan menggunakan kalimat yang jelas dan efektif agar tidak terjadi kesalahpahaman antara penerima dan pengirim pesan. Gunakan bahasa formal dan hindari penggunaan kata kiasan. -
Bubuhkan Tanda Tangan
Untuk memastikan keabsahan surat pengantar, bubuhkan tanda tangan penulis atau pihak yang bertanggung jawab di akhir pesan.
Contoh Surat Pengantar
Berikut ini adalah beberapa contoh surat pengantar beserta tujuannya:
-
Surat Pengantar Nikah
-
Surat Pengantar RT
-
Surat Pengantar Proposal
-
Surat Pengantar SKCK
-
Surat Pengantar Tidak Mampu
Tanda Tangan di Surat Pengantar
Untuk memastikan keabsahan surat pengantar, biasanya di akhir pesan akan dibubuhkan tanda tangan penulis atau pihak yang bertanggung jawab. Anda juga dapat mencantumkan tanda tangan Anda sendiri dalam pesan tersebut untuk semakin meyakinkan bahwa memang benar Anda yang mengajukan pesan tersebut.
Namun demikian, penandatanganan surat pengantar ini juga rentan terhadap pemalsuan atau peniruan oleh pihak tidak bertanggung jawab. Oleh karena itu, salah satu solusi untuk mengantisipasi hal tersebut adalah dengan menggunakan tanda tangan digital.
Saat ini, sudah banyak aplikasi tanda tangan digital yang tersedia yang memiliki sistem keamanan yang andal. Dengan menggunakan tanda tangan digital, risiko pemalsuan tanda tangan pada surat pengantar dapat dicegah sehingga keabsahan pesan tetap terjaga.
Selain itu, tanda tangan digital juga memudahkan Anda untuk membubuhkan tanda tangan di surat pengantar secara online tanpa harus mencetaknya terlebih dahulu.
Demikianlah pembahasan mengenai surat pengantar, termasuk struktur, cara menulisnya, dan contoh-contohnya. Pastikan informasi dalam pesan yang Anda buat lengkap dan sesuai dengan struktur agar proses pengajuan tujuan Anda bisa berjalan lancar dan cepat selesai.
