Apa itu Invoice: Pengertian dan Fungsinya dalam Transaksi Bisnis
Pendahuluan
Bagi Anda yang terlibat dalam dunia bisnis atau sering melakukan transaksi jual-beli barang dan jasa, pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah invoice. Invoice merupakan surat tanda bukti transaksi yang digunakan untuk mencatat dan memberikan informasi mengenai jual-beli barang. Dalam surat ini, terdapat informasi mengenai tanggal pembelian, rincian transaksi, serta batas waktu pembayaran barang atau jasa. Namun, mungkin beberapa dari Anda masih bingung mengenai perbedaan antara invoice dengan faktur dan kuitansi. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai kegunaan invoice serta perbedaannya dengan faktur dan kuitansi, simak informasi lengkapnya di bawah ini!
Mengenal Apa Itu Invoice
Invoice atau nota faktur adalah dokumen tanda bukti transaksi yang digunakan untuk mencatat dan memberikan informasi tentang jual-beli barang. Dokumen ini berisi daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan jumlah produk yang dibeli, harga keseluruhan transaksi, tanggal pembelian, serta informasi terkait pembayaran. Penjual bertanggung jawab dalam pengeluaran invoice ini, baik itu individu, perusahaan, maupun organisasi yang menyediakan produk atau layanan.
Invoice berfungsi sebagai riwayat transaksi barang atau jasa yang dibeli oleh pelanggan, informasi pembayaran yang belum lunas, bukti pembukuan, hingga rujukan resmi sebagai faktur pajak. Biasanya invoice dibuat dalam tiga salinan, satu untuk pembeli setelah pembayaran lunas, satu untuk arsip penjualan, dan satu untuk bukti di laporan keuangan.
Jenis Invoice yang Umum Digunakan
- Invoice Biasa: Digunakan dalam transaksi harian.
- Invoice Konsuler: Digunakan untuk transaksi internasional, seperti ekspor-impor.
- Invoice Proforma: Dokumen sementara sebagai bukti barang yang dikirimkan bertahap.
Perbedaan Invoice, Kuitansi, dan Faktur
1. Tujuan Pembuatan
- Invoice: Sebagai bukti riwayat jual-beli untuk keperluan internal seperti pencatatan keuangan.
- Kuitansi: Bukti pembayaran telah selesai dilakukan.
- Faktur: Catatan transaksi untuk barang kena pajak.
2. Fungsi Tanda Bukti
- Invoice: Rincian transaksi, kontrol, dan evaluasi operasional.
- Kuitansi: Bukti penerimaan pembayaran dari pelanggan.
- Faktur: Bukti transaksi bagi badan usaha kena pajak.
3. Pihak Pembuat
- Invoice dan Kuitansi: Diterbitkan oleh penjual kepada pelanggan.
- Faktur: Dibuat oleh badan usaha berstatus Perusahaan Kena Pajak (PKP).
Fungsi Invoice dalam Bisnis
1. Mengatur Pembayaran
Invoice membantu mengelola pembayaran dengan memberikan informasi rinci tentang jumlah yang telah atau belum dibayarkan.
2. Dokumen Bisnis
Invoice menjadi dokumen penting untuk pencatatan akuntansi dan bukti transaksi jual-beli.
3. Bukti Lapor Pajak
Sebagai bukti sah yang diperlukan untuk pelaporan pajak perusahaan.
Informasi yang Terdapat dalam Invoice
Format invoice biasanya mencakup:
- Nomor invoice
- Tanggal transaksi
- Identitas penjual dan pembeli
- Rincian barang/jasa yang dibeli
- Harga satuan dan total transaksi
- Potongan harga (jika ada)
- Pajak pembelian (PPN atau PPh)
- Tanggal jatuh tempo pembayaran
Cara Membuat Invoice
1. Masukkan Informasi Penjual dan Pembeli
Cantumkan nama, alamat, nomor telepon, dan detail lainnya secara lengkap.
2. Sertakan Tanggal dan Nomor Invoice
Informasi ini penting untuk pelacakan dan pengarsipan transaksi.
3. Tuliskan Rincian Produk atau Jasa yang Dibeli
Rincian ini memungkinkan konfirmasi jumlah atau spesifikasi barang.
4. Tentukan Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran
Berikan informasi tentang batas waktu pembayaran serta metode pembayaran yang digunakan.
Contoh Invoice
Berikut adalah beberapa contoh invoice yang umum digunakan:
- Invoice Pembayaran
- Invoice Penagihan
- Invoice Sederhana
Tanda Tangan di Invoice
Invoice memerlukan tanda tangan untuk validitas dokumen dan sebagai bukti tanggung jawab pihak yang mengeluarkannya. Saat ini, banyak pebisnis menggunakan aplikasi pembuat invoice digital untuk efisiensi. Dengan aplikasi tersebut, tanda tangan elektronik juga dapat digunakan sebagai bagian dari proses yang sah secara hukum.
Kesimpulan
Invoice adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang digunakan untuk mencatat dan memberikan informasi tentang jual-beli barang. Perbedaan utama antara invoice, kuitansi, dan faktur terletak pada tujuan pembuatan serta fungsi masing-masing sebagai tanda bukti transaksi. Fungsi utama invoice meliputi pengaturan pembayaran, penyediaan dokumen bisnis, dan bukti untuk pelaporan pajak. Pastikan untuk menyertakan informasi lengkap dalam invoice agar memenuhi kebutuhan dokumentasi dan legalitas transaksi bisnis Anda.
