Surat Peminjaman Tempat untuk Kegiatan: Panduan dan Contoh
Sebelum menggelar suatu acara besar, penting untuk mengajukan surat peminjaman tempat kepada pemilik atau penanggung jawab tempat tersebut. Surat ini berfungsi sebagai bentuk izin resmi dan pemberitahuan bahwa Anda ingin menyewa properti tersebut untuk kegiatan yang akan dilaksanakan. Dalam artikel ini, kita akan membahas fungsi surat peminjaman tempat, format yang benar, serta menyertakan contoh surat sebagai referensi.
Fungsi Surat Peminjaman Tempat untuk Kegiatan
Organisasi atau instansi seringkali menyelenggarakan acara besar yang membutuhkan penyewaan tempat seperti gedung. Oleh karena itu, penting untuk mengajukan permohonan peminjaman tempat agar pemilik gedung mengetahui niat Anda.
Berikut adalah beberapa fungsi surat peminjaman tempat untuk kegiatan:
1. Bentuk Izin Tertulis Resmi kepada Pemilik/ Penanggung Jawab Tempat
Salah satu fungsi utama dari surat peminjaman tempat adalah sebagai bentuk izin tertulis secara resmi kepada pemilik gedung. Dengan mengirimkan surat ini, Anda memberitahukan pemilik bahwa instansi atau organisasi Anda berencana menyewa gedung mereka dalam jangka waktu tertentu. Hal ini memastikan bahwa pemilik gedung mengetahui kapan properti mereka akan digunakan oleh pihak lain.
Tanpa adanya surat resmi ini, kemungkinan pengajuan sewa gedung akan ditolak. Bahkan jika Anda memiliki hubungan baik dengan pemilik gedung, tetap penting untuk memberikan pemberitahuan jauh-jauh hari agar mereka dapat mempersiapkannya dengan baik.
2. Menghindari Hal-hal yang Tidak Diinginkan Selama Kegiatan
Surat peminjaman tempat juga berfungsi sebagai bentuk izin tertulis kepada penanggung jawab gedung. Dengan mengirimkan surat ini, Anda dapat menghindari terjadinya hal-hal tak diinginkan selama kegiatan berlangsung. Setelah menerima surat peminjaman, penanggung jawab gedung akan menyediakan tempat sesuai dengan waktu yang disepakati bersama.
Jika tidak ada surat pemberitahuan, tidak ada bukti tertulis bahwa Anda menyewa tempat tersebut. Dalam hal ini, jika terjadi gangguan atau distraksi dari luar yang mengganggu jalannya kegiatan, pemilik gedung tidak bertanggung jawab atas hal tersebut.
3. Bagian dari Laporan Kegiatan Organisasi atau Instansi
Surat peminjaman tempat juga merupakan bagian penting dari laporan kegiatan organisasi atau instansi. Laporan kegiatan mencatat rincian lengkap tentang acara tersebut, mulai dari waktu hingga tempat pelaksanaannya.
Laporan kegiatan berguna untuk melaporkan hasil pelaksanaan acara. Dalam laporan ini, Anda dapat menemukan kesalahan atau kekurangan yang perlu dievaluasi agar acara serupa di masa depan dapat berjalan lebih baik.
Contoh Surat Peminjaman Tempat untuk Kegiatan
Berikut ini adalah contoh surat peminjaman tempat untuk kegiatan sebagai referensi:
PT Digital Jaya
Alamat: Jl. Merdeka Nomor 01 Surabaya
No. Telp.: 08123456XXXX E-mail: [email protected]
Surabaya, 03 November 2023
Nomor : 01/002/DGJ/XI/2023
Hal : Peminjaman Gedung
Lampiran : –
Yth. Kepala Bagian Sarana dan Prasarana Balai Wanita Surabaya,
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan training karyawan baru PT Digital Jaya, kami dari pihak PT Digital Jaya selaku penyelenggara acara bermaksud mengajukan peminjaman Gedung Serbaguna Balai Wanita Surabaya.
Adapun kegiatan training karyawan baru tersebut akan diselenggarakan pada:
- Hari, tanggal : Jumat, 17 November 2023
- Waktu : 10.00 WIB – selesai
- Tempat : Gedung Serbaguna Balai Wanita Surabaya (jadwal kegiatan terlampir)
Demikian surat permohonan ini kami ajukan. Atas kerjasama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala SDM PT Digital Jaya
Agus Wijaya
Format Surat Peminjaman Tempat untuk Kegiatan
Apabila Anda ingin membuat surat peminjaman tempat untuk kegiatan, berikut adalah format yang dapat Anda gunakan:
1. Kop surat:
Cantumkan kop surat yang berisi informasi lengkap tentang instansi atau organisasi yang mengajukan peminjaman tempat. Kop surat ini memuat informasi penting yang berkaitan dengan organisasi/instansi tersebut.
2. Tanggal dan tujuan pembuatan surat:
Tuliskan tanggal pembuatan surat serta tujuan dibuatnya surat tersebut. Tujuan pembuatan surat harus jelas, misalnya “Peminjaman Gedung/Ruangan”. Cantumkan juga nomor surat untuk mempermudah pengarsipan dan pencarian kembali jika diperlukan di kemudian hari.
3. Tujuan penerima:
Tuliskan dengan jelas kepada siapa surat tersebut ditujukan. Jika penerima adalah bagian dari suatu institusi, cantumkan nama lengkap serta jabatan penerimanya. Jika pemilik gedung adalah seorang perorangan, tuliskan langsung nama pemilik gedung.
4. Kalimat pembuka:
Tuliskan kalimat pembuka yang singkat namun jelas. Gunakan bahasa formal dan hormat kepada penerima surat. Misalnya, “Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diselenggarakannya acara X oleh (organisasi/instansi Y), kami bermaksud meminjam tempat demi kelancaran pelaksanaan acara tersebut yang akan diadakan pada…”.
5. Isi berupa waktu peminjaman tempat:
Cantumkan rincian waktu peminjaman tempat, mulai dari hari, tanggal sewa, nama tempat, hingga lama waktu sewa. Jika lama waktu sewa tidak dapat ditentukan secara spesifik, Anda dapat menulis “selesai” untuk menunjukkan bahwa waktu sewa berakhir ketika acara telah selesai.
6. Kalimat penutup:
Tutuplah surat dengan kalimat penutup yang singkat dan sopan. Sertakan ucapan terima kasih atas kerjasama yang diberikan.
7. Tanda tangan dan nama terang:
Tanda tangani surat tersebut dan cantumkan nama lengkap serta jabatan pihak pengirim. Jika membuat surat secara digital, Anda dapat menggunakan layanan tanda tangan digital untuk menjaga keamanan data.
8. Lampiran (opsional) sebagai pendukung:
Jika diperlukan, Anda dapat melampirkan rundown acara sebagai bukti penguat. Beberapa penanggung jawab gedung mungkin meminta rincian kegiatan untuk mengetahui secara pasti hal-hal yang akan dilaksanakan selama acara.
Mengajukan surat peminjaman tempat sebelum acara besar adalah langkah penting untuk memberitahukan pemilik properti secara resmi mengenai niat menyewa tempat tersebut. Surat ini juga berfungsi sebagai bukti izin tertulis resmi, membantu menghindari masalah selama acara, mencatat penggunaan gedung, dan menjadi bagian penting dari laporan kegiatan. Dengan mengikuti format yang benar, surat ini akan memastikan bahwa acara dapat berlangsung sesuai rencana dan aturan yang telah ditetapkan.
