Surat Permohonan Penurunan UKT
Pengenalan
Setiap perguruan tinggi memiliki sistem masing-masing dalam menentukan jumlah Uang Kuliah Tunggal (UKT) yang harus dibayarkan oleh mahasiswa setiap semester. Namun, terkadang jumlah UKT tersebut tidak sesuai dengan kemampuan ekonomi mahasiswa dan malah memberatkan mereka. Oleh karena itu, banyak mahasiswa yang mengajukan surat permohonan penurunan UKT sebagai solusi untuk meringankan beban biaya kuliah.
Dalam kondisi tertentu, surat permohonan penurunan UKT dapat diajukan dan akan dikabulkan jika memenuhi syarat. Untuk para mahasiswa yang membutuhkannya, berikut ini adalah contoh surat permohonan penurunan UKT beserta tips menyusunnya agar bisa disetujui.
Contoh Surat Permohonan Penurunan UKT
Berikut ini adalah contoh surat permohonan penurunan UKT:
Assalamualaikum,
Dengan hormat,
Kami, mahasiswa Universitas Brawijaya yang bernama [Nama Mahasiswa], dengan nomor induk mahasiswa [NIM], bermaksud mengajukan permohonan keringanan biaya kuliah (UKT) kepada Pembantu Rektor II.
Kami ingin menyampaikan bahwa kami mengalami kesulitan dalam membayar uang kuliah setiap semester karena adanya perubahan kondisi ekonomi yang signifikan. Kami telah berusaha sebaik mungkin untuk mencari sumber pendapatan tambahan, namun tetap saja tidak mencukupi untuk memenuhi kewajiban membayar UKT.
Kami melampirkan bukti-bukti yang mendukung permohonan kami, seperti surat keterangan PHK orang tua/wali dan slip gaji terbaru. Kami berharap agar pihak universitas dapat mempertimbangkan permohonan kami dengan bijaksana.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami berharap agar permohonan ini dapat segera diproses.
Hormat kami,
[Nama Mahasiswa]
[Tanda Tangan]
Alasan Penurunan UKT yang Benar
Tidak semua pengajuan keringanan UKT dapat diterima oleh perguruan tinggi, karena semuanya perlu diseleksi agar tepat sasaran. Berikut ini adalah beberapa contoh alasan penurunan UKT yang benar dan kemungkinan besar dapat disetujui:
1. Perubahan kondisi ekonomi akibat pandemi
Salah satu contoh alasan penurunan UKT adalah adanya perubahan kondisi ekonomi akibat pandemi. Masa pandemi telah membawa perubahan besar-besaran dalam kehidupan kita, termasuk dalam hal keuangan.
Banyak usaha atau bisnis yang gulung tikar selama pandemi ini, sehingga banyak orang mengalami kesulitan dalam memenuhi kebutuhan pokok sehari-hari. Jika mahasiswa mengalami hal serupa, mereka dapat mengajukan surat permohonan penurunan UKT dan universitas biasanya akan menawarkan keringanan kepada mahasiswa yang ekonomi keluarganya terdampak.
2. Perubahan kondisi ekonomi orang tua atau mahasiswa
Tidak semua perekonomian selalu stabil, bahkan bisa berubah secara drastis dalam waktu yang singkat. Misalnya akibat bisnis bangkrut, bencana alam, meninggalnya orang yang membiayai pendidikan, atau alasan lain yang mengakibatkan perubahan kondisi ekonomi.
Contoh alasan penurunan UKT seperti ini telah diatur dalam Permenristekdikti Nomor 39 Tahun 2017 tentang Biaya Kuliah Tunggal (BKT) dan Uang Kuliah Tunggal (UKT). Dalam peraturan tersebut disebutkan bahwa perubahan data kemampuan ekonomi mahasiswa, orang tua mahasiswa, atau pihak lain yang membiayainya dapat mengajukan surat permohonan penurunan UKT.
3. Biaya UKT tidak sesuai dengan kemampuan ekonomi
Masih berdasarkan Permenristekdikti Nomor 39 Tahun 2017 tentang BKT dan UKT, contoh alasan penurunan UKT yang dapat diajukan adalah ketika biaya UKT tidak sesuai dengan kemampuan ekonomi mahasiswa. Kadang-kadang terjadi kesalahan dalam sistem penghitungan uang kuliah atau kesalahan saat pengisian data.
Misalnya jika seorang mahasiswa ditetapkan pada golongan VII dengan jumlah uang kuliah sebesar Rp7.000.000, namun mahasiswa tersebut merasa keberatan karena tidak sesuai dengan kemampuan ekonominya. Maka mahasiswa tersebut dapat mengajukan penurunan UKT hingga tiga tingkat, menjadi Rp4.000.000 per semester.
Tips Menyusun Surat Permohonan Penurunan UKT agar Disetujui
Setiap kampus mungkin memiliki alur pengajuan surat penurunan UKT yang berbeda-beda. Namun, berikut ini adalah beberapa tips umum dalam menyusun surat permohonan penurunan UKT agar lebih mudah disetujui:
1. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Formal
Surat permohonan keringanan biaya kuliah merupakan dokumen resmi, sehingga penulisannya harus menggunakan bahasa yang sopan dan formal. Hindari penggunaan kata-kata singkatan atau kata-kata tidak resmi yang terkesan kasar.
2. Cantumkan Tujuan Penerima dengan Benar
Dalam penyusunan surat permohonan penurunan UKT, pastikan mencantumkan tujuan penerima dengan benar. Biasanya pengajuan penurunan jumlah uang kuliah ditujukan kepada Rektor, Wakil Rektor Keuangan, atau pihak terkait yang menangani masalah uang kuliah di universitas.
Jika ragu atau tidak tahu siapa penerima tujuannya, lebih baik bertanya kepada pihak yang berpengalaman menangani masalah tersebut di universitas. Bisa juga berkonsultasi dengan organisasi kampus seperti BEM (Badan Eksekutif Mahasiswa) atau himpunan jurusan.
3. Beri Salam Pembuka
Dalam dokumen resmi, jangan lupa memberikan salam pembuka. Salam tersebut tidak perlu bertele-tele, cukup singkat dan sopan. Contoh salam pembuka yang bisa digunakan adalah “Assalamualaikum” atau “Dengan hormat”.
4. Lampirkan Informasi Data Diri Mahasiswa Pemohon
Setelah memberikan salam pembuka, jangan lupa melampirkan informasi data diri mahasiswa pemohon. Informasi data diri ini dapat berbeda-beda setiap perguruan tinggi, namun umumnya mencakup nama lengkap, NIM, fakultas/jurusan, jumlah UKT saat ini, kontak aktif, dan data lain yang dibutuhkan oleh universitas.
5. Cantumkan Jumlah UKT Saat Ini
Ketika mengajukan keringanan biaya kuliah, pastikan mencantumkan jumlah UKT saat ini. Besaran UKT biasanya dikelompokkan menjadi beberapa golongan dengan nominal tertentu.
6. Sampaikan Alasan Permohonan Penurunan UKT Secara Jelas
Dalam surat pengajuan keringanan biaya kuliah, sampaikan alasan permohonan penurunan UKT secara jelas dan tanpa mengada-ada. Contoh alasan yang dapat diterima adalah perubahan kondisi ekonomi mendadak, ketidaksesuaian biaya kuliah dengan kemampuan ekonomi, atau terdampak pandemi.
Selain itu, jelaskan juga berapa jumlah penurunan UKT yang diinginkan. Misalnya, mengajukan penurunan dari golongan VIII (Rp8.000.000) menjadi golongan II (Rp2.000.000). Jelaskan alasan dengan jujur dan berdasarkan fakta yang dapat dipertanggungjawabkan.
7. Lampirkan Bukti Penguat
Setelah menyampaikan alasan dan jumlah penurunan UKT, lampirkan bukti penguat serta pendukung. Misalnya, jika terjadi perubahan kondisi perekonomian, lampirkan Surat Keterangan PHK orang tua/wali atau surat pensiun. Jika golongan UKT tidak sesuai dengan kemampuan ekonomi, lampirkan slip gaji orang tua/wali atau surat keterangan pendapatan yang sah.
Selain itu, perhatikan juga bukti pendukung lainnya seperti fotokopi Kartu Keluarga (KK), slip pembayaran PBB, Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM), atau dokumen lain sesuai ketentuan universitas.
8. Akhiri dengan Salam Penutup
Akhiri surat permohonan dengan salam penutup yang sopan dan singkat. Sampaikan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya, serta permohonan agar pengajuan ini dipertimbangkan dengan baik.
9. Tambahkan Tanda Tangan dan Nama Terang Pemohon
Di bawah salam penutup, tambahkan tanda tangan dan nama terang pemohon. Apakah menggunakan meterai atau tidak tergantung kebijakan institusi masing-masing.
10. Periksa Format Penulisan
Setelah menyusun surat permohonan, periksalah kembali format dan urutan penulisan. Pastikan semua berkas dan lampiran lengkap. Periksa juga tujuan penerima, apakah nama dan jabatannya sudah benar.
Contoh surat permohonan penurunan UKT di atas dapat digunakan sebagai pedoman jika Anda bingung tentang cara menulisnya. Namun, setiap perguruan tinggi bisa saja memiliki kebijakan yang berbeda dalam pengajuan keringanan biaya kuliah. Oleh karena itu, sebaiknya tanyakan dan konsultasikan kepada pihak yang bertanggung jawab agar tidak salah langkah.
