Merevitalisasi Penyebaran Informasi: Munculnya Dokumen Digital

Sejarah penyebaran informasi melalui tulisan oleh manusia terus berkembang dari waktu ke waktu. Sebelum ditemukannya kertas oleh Cai Lun pada abad ke-2 Masehi, manusia menyebarkan informasi tertulis menggunakan lempengan tanah liat, ukiran batu, dan papirus.

Setelah ditemukannya kertas dan dimulainya percetakan massal, penyebaran informasi tertulis menjadi lebih luas dengan munculnya buku dan surat kabar yang dijual bebas. Saat ini, teknologi memungkinkan penyebaran informasi menjadi lebih masif melalui dokumen digital.

Pengertian Dokumen Digital

Dokumen digital adalah dokumen cetak yang diubah ke dalam format digital dan disimpan dalam media digital juga. Berkas digital ini dapat terdiri dari berbagai format dan ekstensi, mulai dari gambar (jpg, jpeg, png), teks (doc, docx, pdf) hingga audiovisual (mp3, mp4).

Berkas digital tidak hanya digunakan untuk menyimpan dan menyebarluaskan informasi pribadi dan ringan, tetapi juga untuk melestarikan dan menyebarkan dokumen serta foto penting nasional. Beberapa museum di Indonesia menggunakan teknologi ini untuk menyimpan manuskrip dan foto bersejarah penting secara digital. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa cerita dan nilai yang terkandung dalam dokumen tersebut tidak hilang karena berkas aslinya memburuk seiring berjalannya waktu.

Jenis-jenis Dokumen Digital

Istilah “dokumen” itu luas. Namun, berikut ini beberapa jenis dokumen digital yang umum digunakan di perusahaan:

1. Dokumen Microsoft Word (DOC)

Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan format berkas ini. Dengan tampilan seperti kertas, berkas doc merupakan dokumen tertulis yang dapat dengan mudah diedit menggunakan komputer, laptop, atau smartphone.

2. Portable Document Format (PDF)

Jenis kedua adalah PDF. Jenis ini tidak hanya dapat digunakan untuk file dua dimensi, tetapi juga untuk menyimpan dokumen tiga dimensi. Selain itu, PDF lebih disukai oleh banyak lembaga karena konten file ini umumnya tidak dapat diedit tanpa aplikasi konversi atau situs web tambahan.

3. Plain Text (TXT)

File teks biasa hanya berisi teks tertulis tanpa bahasa pemrograman komputer apa pun. Anda akan mendapatkan format ini saat menyimpan file dari aplikasi pengolah kata seperti Notepad.

4. Hypertext Markup Language (HTML)

File HTML berisi kode dan bahasa pemrograman, baik untuk membuat situs web, aplikasi, dan lainnya. File ini dapat dibuka di aplikasi mesin pencari seperti Google Chrome dan Opera Mini.

5. Joint Photographic Experts Group (JPG/JPEG)

File JPG berisi gambar terkompresi, sehingga ukuran filenya relatif kecil. Gambar yang disimpan dalam format ini tidak dapat diedit, tetapi dapat disisipkan ke dalam dokumen lain seperti Word.

6. Portable Network Graphic (PNG)

PNG merupakan ekstensi untuk berkas gambar. Tidak seperti JPG, gambar yang disimpan dalam format PNG cenderung memiliki ketajaman warna yang lebih baik dan ukuran berkas yang lebih besar. Oleh karena itu, format ini umum digunakan di situs web.

7. Tagged Image File Format (TIFF)

Berkas gambar TIFF memiliki ukuran berkas yang lebih besar dibandingkan dengan PNG. Selain itu, gambar ini biasanya diambil menggunakan kamera dan sering dicetak untuk keperluan poster atau papan reklame.

8. MPEG-1 Audio Layer 3 (MP3)

Format MP3 sangat dikenal di kalangan masyarakat Indonesia. Format ini banyak digunakan untuk berkas audio karena ukurannya yang kecil dan kompatibel dengan berbagai pemutar atau perangkat audio.

9. Waveform Audio Format (WAV)

Dokumen digital dalam format WAV sudah tidak asing lagi bagi mereka yang berkecimpung di bidang audio atau audiovisual. File-file ini biasanya berisi audio mentah dengan kualitas suara tinggi dan siap untuk diedit. Tidak seperti MP3, file WAV berukuran lebih besar dan mungkin tidak dapat diputar pada aplikasi tertentu.

10. MP4 dan M4A

MP4 adalah ekstensi MP3 yang dapat menyimpan file audio dan video. M4A mirip dengan MP4 tetapi secara khusus digunakan untuk file audio, khususnya yang diunggah atau diunduh dari iTunes.

Selain 10 jenis dokumen digital ini, Anda mungkin sudah tidak asing lagi dengan format dokumen digital terkompresi seperti ZIP atau RAR. Setiap format memiliki kemampuan dan kegunaan yang berbeda.

Contoh Dokumen Digital

Berikut ini beberapa contoh dokumen digital yang sering kita jumpai:

• E-KTP (Kartu Tanda Penduduk Elektronik)
• Faktur online
• Formulir online
• E-book
• E-jurnal

Manfaat Penggunaan Dokumen Digital

Dibandingkan dengan dokumen fisik, dokumen digital memiliki beberapa keunggulan, antara lain:

1. Backup data yang aman

Dokumen fisik, terutama yang terbuat dari kertas, relatif rentan terhadap kerusakan. Kertas terbuat dari bubur kayu, sehingga rentan terhadap serangan rayap. Selain itu, dokumen fisik juga rentan terhadap bencana seperti kebakaran atau banjir.

Sebaliknya, dokumen digital yang disimpan di perangkat elektronik atau di pusat data (jika disimpan di cloud) tetap dapat dipulihkan meskipun perangkat tersebut rusak. Demikian pula, jika disimpan di cloud, dokumen akan tetap aman meskipun rumah Anda terkena bencana alam. Jika pusat data tempat dokumen Anda disimpan rusak, biasanya disediakan fasilitas pencadangan data otomatis, yang menjamin keamanan dokumen Anda.

2. Keamanan yang ditingkatkan

Saat Anda menyimpan dokumen fisik, Anda perlu menaruhnya di lemari dengan kunci yang hanya dapat diakses oleh orang tertentu. Namun, dokumen ini tetap rentan terhadap risiko pencurian, seperti seseorang yang membobol kunci menggunakan kabel.

Dokumen digital, di sisi lain, memiliki beberapa lapisan keamanan. Misalnya, mungkin ada kata sandi yang diperlukan untuk mengakses laptop dan akun Anda, dan dokumen itu sendiri mungkin memiliki enkripsi yang mempersulit peretas untuk melanggar keamanannya. Selain itu, ada sistem perlindungan lain seperti autentikasi dua faktor yang digunakan untuk menjaga kredibilitas dokumen.

3. Penghematan ruang dan biaya

Dengan dokumen digital, tidak perlu lagi mencetak dan menyimpan salinan fisik di arsip atau ruang penyimpanan. Ini menghemat biaya untuk perusahaan Anda.

4. Proses pencarian dokumen yang disederhanakan

Dengan dokumen digital, Anda tidak perlu lagi mencari secara manual melalui tumpukan kertas untuk menemukan informasi tertentu. Dengan kemajuan teknologi ini, Anda cukup memasukkan nama dokumen atau kata kunci tertentu ke komputer Anda dan dokumen akan muncul dalam hitungan detik.

5. Kolaborasi yang efisien

Dokumen berbasis digital memudahkan kolaborasi antar pemangku kepentingan. Karyawan perusahaan Anda tidak perlu lagi mencetak dokumen untuk ditandatangani manajer atau mitra. Dengan menggunakan layanan tanda tangan digital bersertifikat , Anda dapat dengan mudah menambahkan tanda tangan dan mengirimkannya ke pemangku kepentingan terkait. Mereka kemudian dapat menambahkan tanda tangan dan mengirimkannya kembali tanpa perlu mencetak salinan fisik apa pun.

Selain untuk bisnis, pembuatan dokumen berbasis digital juga penting untuk melestarikan warisan budaya. Hal ini karena pelestarian manuskrip kuno umumnya memerlukan ruang penyimpanan dan teknik pelestarian khusus. Dengan tersedianya versi digital dari dokumen-dokumen ini, masyarakat awam dapat dengan mudah mengaksesnya tanpa harus mengunjungi museum. Harapannya, proses pewarisan nilai-nilai yang terkandung dalam dokumen-dokumen ini kepada generasi mendatang juga dapat ditingkatkan.