Surat Peringatan Karyawan: Pengertian, Aturan, dan Contohnya
Pengertian Surat Peringatan Karyawan
Surat peringatan karyawan adalah surat resmi yang berfungsi sebagai pemberitahuan atau teguran yang diberikan kepada karyawan jika melanggar aturan atau ketentuan perusahaan. Pemberitahuan teguran ini biasanya diberikan secara bertahap, dimulai dari teguran lisan sebelum akhirnya mengeluarkan surat peringatan.
Terdapat beberapa hal yang dapat menyebabkan seorang karyawan mendapatkan surat peringatan, seperti sering absen tanpa alasan yang jelas, sering datang terlambat, melakukan kelalaian dalam pekerjaan, tidak disiplin, sering bolos kerja, atau bahkan tidak mencapai target yang ditetapkan.
Pemberian surat peringatan ini bertujuan untuk memberikan pengingat kepada karyawan agar dapat memperbaiki kesalahan serta memberikan efek jera. Namun, jika kesalahan tersebut terus dilakukan hingga mencapai surat peringatan ke-3 (SP 3), maka perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja.
Aturan Pemberian Surat Peringatan Karyawan
Aturan mengenai pemberian surat peringatan karyawan telah diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 161. Menurut aturan tersebut, sebelum dilakukan pemutusan hubungan kerja (PHK), karyawan harus mendapatkan surat peringatan tahap 1 sampai tahap 3.
Selain itu, terdapat juga beberapa aturan lain yang tercantum dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 mengenai Ketenagakerjaan. Salah satunya adalah pemutusan hubungan kerja tidak boleh dilakukan secara sepihak, melainkan harus melalui proses yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Sebelum mengeluarkan pemberitahuan teguran, perlu dipahami terlebih dahulu aturan dan ketentuan yang berlaku. Berikut ini adalah aturan pemberian surat peringatan karyawan yang benar:
- Jangka waktu surat peringatan berlaku selama 6 bulan, sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 161.
-
Pekerja yang melakukan pelanggaran atau melawan aturan dapat diberikan surat peringatan, sesuai dengan kontrak perjanjian kerja.
-
Surat peringatan (SP) hanya dapat dibuat oleh pihak HR (Sumber: Pinhome).
Contoh Surat Peringatan Karyawan
Berikut ini adalah beberapa contoh surat peringatan karyawan untuk referensi Anda:
Contoh Surat Peringatan Karyawan karena Absensi/Tidak Masuk Kerja
KOP SURAT
############
SURAT PERINGATAN
Jakarta, 20 Juli 2023
Nomor : SP-I/100/07/2023
Hal : Surat Peringatan Pertama (SP 1)
Lampiran : –
Yth. Sdr. Ahmad Salam
Staf Admin, PT Raya Raya
di tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami ingin menyampaikan peringatan terkait absensi Anda selama beberapa waktu terakhir. Kami menghargai kontribusi dan dedikasi Anda dalam bekerja di perusahaan kami, namun kami juga perlu memastikan kehadiran karyawan yang konsisten demi kelancaran operasional perusahaan.
Berdasarkan catatan kami, Anda telah mengalami absensi yang cukup tinggi dan tidak dapat dijelaskan dengan alasan yang sah selama 14 hari kerja berturut-turut. Hal ini dapat berdampak negatif pada produktivitas tim dan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Kami ingin mengingatkan Anda mengenai kebijakan absensi yang berlaku di perusahaan kami. Setiap karyawan diharapkan untuk mematuhi ketentuan berikut:
- Memberikan pemberitahuan sebelumnya jika akan absen, kecuali dalam situasi darurat yang tidak dapat dihindari.
- Melengkapi prosedur pengajuan cuti sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Menjaga kedisiplinan dalam kehadiran dan mengikuti jadwal kerja yang telah ditentukan.
Kami memahami bahwa ada situasi tak terduga yang mungkin muncul dalam kehidupan setiap karyawan, dan kami siap membantu jika Anda mengalami masalah yang mempengaruhi kehadiran Anda di tempat kerja. Oleh karena itu, kami mengundang Anda untuk berbicara dengan bagian SDM untuk mencari solusi bersama.
Namun, kami ingin menekankan pentingnya perbaikan dalam hal absensi Anda. Jika terjadi absensi yang tidak sah atau tidak ada perbaikan setelah menerima peringatan ini, langkah-langkah lebih lanjut akan diambil sesuai dengan kebijakan perusahaan, yang dapat mencakup pemecatan.
Kami berharap agar Anda dapat memahami seriusnya isu ini dan berkomitmen untuk meningkatkan kehadiran Anda di tempat kerja. Semoga ke depannya kita dapat bekerja sama dengan lebih baik untuk mencapai tujuan bersama.
Terima kasih atas perhatian Anda dalam hal ini.
Hormat kami,
Juliyanto
Manager PT Raya Raya
Contoh Surat Peringatan Karyawan karena Sering Terlambat
KOP SURAT
############
SURAT PERINGATAN
Bandung, 6 Maret 2023
Nomor : SP-I/100/07/2023
Hal : Surat Peringatan Pertama (SP 1)
Lampiran : –
Yth. Sdr. Ahmad Salam
Staf Marketing, PT Bangun Sukses Sejahtera
di tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami ingin menyampaikan peringatan terkait keterlambatan Anda dalam hadir di tempat kerja. Kami menghargai kontribusi dan dedikasi Anda dalam bekerja di perusahaan kami, namun kami juga perlu memastikan kedisiplinan karyawan untuk menjaga efisiensi dan kelancaran operasional perusahaan.
Berdasarkan catatan kami, Anda telah sering datang terlambat tanpa alasan yang jelas selama 1 bulan terakhir. Keterlambatan berulang ini dapat berdampak negatif pada kinerja tim dan menyebabkan gangguan dalam jadwal kerja.
Kami ingin mengingatkan Anda akan kebijakan kehadiran yang berlaku di perusahaan kami, antara lain sebagai berikut:
- Tiba di tempat kerja sesuai jadwal yang telah ditentukan.
- Memberikan pemberitahuan sebelumnya jika ada keadaan darurat atau kendala yang tidak dapat dihindari yang menyebabkan keterlambatan.
- Mematuhi prosedur lapor keterlambatan yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Sebagai seorang profesional, kehadiran tepat waktu adalah tanggung jawab dasar yang diharapkan dari setiap karyawan. Keterlambatan yang berulang dapat mengganggu rekan kerja Anda dan menyebabkan gangguan dalam alur pekerjaan.
Kami mengharapkan adanya perbaikan segera dalam hal ini. Jika keterlambatan berlanjut atau tidak ada perbaikan setelah menerima pemberitahuan peringatan ini, akan diambil langkah tindak lanjut sesuai kebijakan perusahaan, termasuk pemutusan hubungan kerja.
Harapannya, Anda akan memahami pentingnya disiplin dalam kehadiran dan berkomitmen untuk mematuhi ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Terima kasih atas perhatian Anda dalam hal ini.
Hormat kami,
Juliyanto
HR Manager PT Bangun Sukses Sejahtera
Contoh Surat Peringatan Karyawan karena Lalai
KOP SURAT
############
SURAT PERINGATAN
Surabaya, 12 Mei 2023
Nomor : SP-I/100/07/2023
Hal : Surat Peringatan Pertama (SP 1)
Lampiran : –
Yth. Sdr. Budi Santoso
Staf Produksi, PT Maju Jaya Abadi
di tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami ingin menyampaikan peringatan terkait kinerja Anda yang dinilai kurang baik dalam beberapa waktu terakhir. Kami menghargai kontribusi dan dedikasi Anda dalam bekerja di perusahaan kami, namun kami juga perlu memastikan bahwa pekerjaan dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan target yang ditetapkan.
Berdasarkan evaluasi kinerja yang telah dilakukan, kami menemukan bahwa Anda sering mengabaikan tanggung jawab pekerjaan Anda. Pekerjaan yang terbengkalai serta penilaian kinerja yang buruk bukan hanya merugikan pihak perusahaan saja, tetapi juga dapat mengganggu anggota tim maupun divisi lainnya.
Kami ingin mengingatkan Anda akan pentingnya menjalankan tugas dengan penuh tanggung jawab serta melaksanakan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah diberikan. Kami berharap agar ke depannya Anda dapat lebih fokus dan profesional dalam menjalankan tugas-tugas Anda.
Jika kelalaian ini terus berlanjut atau tidak ada perbaikan setelah menerima peringatan ini, langkah-langkah lebih lanjut akan diambil sesuai dengan kebijakan perusahaan, termasuk pemutusan hubungan kerja.
Terima kasih atas perhatian Anda dalam hal ini.
Hormat kami,
Juliyanto
HR Manager PT Maju Jaya Abadi
Contoh Surat Peringatan Karyawan karena Pelanggaran Disiplin
KOP SURAT
############
SURAT PERINGATAN
Surabaya, 12 Mei 2023
Nomor : SP-I/100/07/2023
Hal : Surat Peringatan Pertama (SP 1)
Lampiran : –
Yth. Sdr. Budi Santoso
Staf Produksi, PT Maju Jaya Abadi
di tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami ingin menyampaikan peringatan terkait pelanggaran disiplin yang dilakukan oleh Anda selama beberapa bulan terakhir. Kami menghargai kontribusi dan dedikasi Anda dalam bekerja di perusahaan kami, namun kami juga perlu memastikan bahwa semua karyawan menjalankan tugas dengan disiplin.
Berdasarkan catatan yang telah kami buat, kami menemukan bahwa Anda sering melakukan ketidakhadiran tanpa alasan yang jelas serta kinerja kerja yang buruk selama beberapa bulan terakhir. Pelanggaran kedisiplinan seperti ini dapat merugikan perusahaan dan mengganggu kelancaran operasional.
Kami ingin mengingatkan Anda akan pentingnya menjalankan tugas dengan penuh tanggung jawab serta melaksanakan pekerjaan sesuai dengan aturan dan ketentuan perusahaan. Sebagai seorang karyawan, kepatuhan terhadap aturan dan ketentuan disiplin merupakan hal yang penting.
Jika pelanggaran ini berlanjut atau tidak ada perbaikan setelah menerima pemberitahuan peringatan ini, langkah-langkah lebih lanjut akan diambil sesuai dengan kebijakan perusahaan, termasuk pemutusan hubungan kerja.
Harapannya, Anda akan memahami pentingnya disiplin dalam menjalankan tugas dan berkomitmen untuk mematuhi aturan dan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Terima kasih atas perhatian Anda dalam hal ini.
Hormat kami,
Juliyanto
HR Manager PT Maju Jaya Abadi
Contoh Surat Peringatan Karyawan karena Tidak Capai Target
KOP SURAT
############
SURAT PERINGATAN
Jakarta, 20 Juli 2023
Nomor : SP-I/100/07/2023
Hal : Surat Peringatan Pertama (SP 1)
Lampiran : –
Yth. Sdr. Ahmad Salam
Staf Penjualan, PT Sukses Makmur Sejahtera
di tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami ingin menyampaikan peringatan terkait pencapaian target penjualan Anda yang tidak memenuhi standar yang telah ditetapkan. Kami menghargai kontribusi dan dedikasi Anda dalam bekerja di perusahaan kami, namun kami juga perlu memastikan bahwa semua karyawan mampu mencapai target yang telah ditetapkan.
Berdasarkan evaluasi hasil penjualan yang telah dilakukan, kami menemukan bahwa Anda belum dapat mencapai target sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Pencapaian target yang tidak terpenuhi dapat merugikan perusahaan dan menghambat pertumbuhan bisnis secara keseluruhan.
Kami ingin mengingatkan Anda akan pentingnya mencapai target yang telah ditetapkan serta melaksanakan tugas dengan penuh dedikasi dan usaha yang maksimal. Sebagai seorang karyawan, pencapaian target merupakan indikator keberhasilan dalam menjalankan tugas.
Jika pencapaian target ini tidak membaik atau tidak ada perbaikan setelah menerima pemberitahuan peringatan ini, langkah-langkah lebih lanjut akan diambil sesuai dengan kebijakan perusahaan, termasuk pemutusan hubungan kerja.
Harapannya, Anda akan memahami pentingnya mencapai target dan berkomitmen untuk bekerja lebih keras guna mencapai tujuan bersama perusahaan.
Terima kasih atas perhatian Anda dalam hal ini.
Hormat kami,
Juliyanto
HR Manager PT Sukses Makmur Sejahtera
Contoh Surat Peringatan Ketiga untuk Pemecatan
KOP SURAT
############
SURAT PERINGATAN
Jakarta, 20 Juli 2023
Nomor : SP-III/100/07/2023
Hal : Surat Peringatan Ketiga (SP 3)
Lampiran : –
Yth. Sdr. Ahmad Salam
Staf Administrasi, PT Sentosa Abadi Jaya
di tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami ingin menyampaikan surat peringatan ketiga (SP 3) terkait kelanjutan pelanggaran yang telah dilakukan oleh Anda. Sebelumnya, kami telah memberikan surat peringatan pertama (SP 1) dan surat peringatan kedua (SP 2), namun tidak ada tanda-tanda perbaikan dari Anda.
Berdasarkan catatan yang telah kami buat, kami menemukan bahwa Anda masih melanggar aturan dan ketentuan perusahaan secara berulang. Pelanggaran yang dilakukan termasuk absensi tidak teratur, keterlambatan yang sering, dan kelalaian dalam menjalankan tugas.
Kami ingin mengingatkan Anda akan pentingnya menjalankan tugas dengan penuh tanggung jawab serta mematuhi aturan dan ketentuan perusahaan. Sebagai seorang karyawan, disiplin dan kepatuhan terhadap aturan sangatlah penting.
Atas dasar pelanggaran yang telah dilakukan dan tidak adanya perbaikan setelah menerima surat peringatan sebelumnya, kami diharuskan untuk melakukan tindakan pemecatan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Surat ini merupakan pemberitahuan resmi bahwa hubungan kerja antara Anda dengan PT Sentosa Abadi Jaya diakhiri sejak tanggal penandatanganan surat ini. Kami akan memberikan hak-hak yang sesuai dengan ketentuan perundang-undangan kepada Anda.
Terima kasih atas kontribusi Anda selama bekerja di PT Sentosa Abadi Jaya. Kami berharap semoga Anda dapat memperbaiki kesalahan di tempat kerja yang lalu dalam kesempatan kerja berikutnya.
Hormat kami,
Juliyanto
HR Manager PT Sentosa Abadi Jaya
Kesimpulan
Surat peringatan karyawan adalah surat resmi berupa pemberitahuan atau teguran yang diberikan sebagai konsekuensi dari pelanggaran aturan atau ketentuan perusahaan. Proses pemberian surat peringatan dilakukan secara bertahap, dimulai dari teguran lisan hingga kemudian mengeluarkan surat peringatan.
Aturan mengenai pemberian surat peringatan karyawan telah diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 161. Pemberian surat peringatan ini bertujuan untuk memberikan pengingat dan efek jera kepada karyawan agar dapat memperbaiki kesalahan serta menjaga disiplin di tempat kerja.
Dalam penyusunan surat peringatan karyawan, terdapat beberapa komponen yang harus ada, seperti kop surat, judul, tanggal dibuat, penomoran surat, data diri karyawan, alasan diberikan peringatan, nama pembuat surat, dan tanda tangan. Struktur surat peringatan juga harus disesuaikan dengan aturan yang berlaku di perusahaan.
Demikianlah penjelasan mengenai surat peringatan karyawan beserta contoh-contohnya. Semoga informasi ini dapat bermanfaat bagi Anda yang membutuhkannya. Tetaplah menjaga disiplin dan patuhi aturan serta ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan demi kelancaran operasional dan pertumbuhan bisnis yang baik.
