Pengertian dan Contoh Invoice: Dokumen Penting dalam Transaksi
Apa Itu Invoice?
Invoice, atau yang juga dikenal dengan faktur, adalah dokumen yang digunakan untuk menunjukkan adanya transaksi antara pembeli dan penjual. Faktur ini bisa berlaku untuk penjualan barang maupun jasa, tagihan kredit, dan lain sebagainya. Biasanya faktur ini tersedia dalam bentuk secarik kertas atau dalam format digital seperti gambar atau file PDF. Dokumen ini biasanya dicetak dengan banyak salinan agar dapat dimiliki oleh penjual dan pembeli.
Dalam invoice, terdapat rincian tentang tagihan yang harus dibayar oleh pembeli. Informasi-informasi ini meliputi jumlah pembelian, tanggal transaksi, jenis barang atau jasa yang dibeli, serta metode pembayaran yang digunakan. Informasi mengenai tagihan ini diberikan setelah konsumen menyelesaikan pemesanan.
Selain informasi mengenai tagihan, faktur juga mencantumkan informasi kontak dari penjual atau perusahaan. Hal ini memungkinkan konsumen untuk mengajukan pengaduan jika terjadi kesalahan dalam transaksi.
Faktur tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi resmi, tapi juga digunakan untuk memenuhi kewajiban bayar pajak. Setiap faktur memiliki nomor seri yang berbeda-beda agar memudahkan pengarsipan jika diperlukan di masa depan.
Perlu diketahui bahwa invoice (faktur) berbeda dengan nota atau kwitansi pembayaran dalam hal waktu dan tujuan penerbitannya. Faktur diterbitkan sebelum pembayaran dilakukan oleh konsumen, sedangkan nota atau kwitansi diterbitkan setelah pembayaran diselesaikan.
Contoh Invoice Tagihan Pembayaran untuk Jasa dan Barang
Berikut ini adalah beberapa contoh faktur untuk pembayaran jasa dan barang yang dapat memberikan gambaran tentang bentuk dan isi dari sebuah invoice:
1. Contoh Invoice Tagihan
Pada contoh faktur tagihan di atas, terlihat bahwa jumlah tagihannya sebesar 500 dolar Singapura dengan tanggal jatuh tempo pada 11 Februari 2013. Informasi yang tertera dalam faktur ini sangat lengkap, bahkan sudah mencakup jumlah pajak, catatan khusus, serta nama pihak yang menerbitkan faktur.
Ketika Anda ingin menerbitkan faktur penagihan, pastikan untuk mencantumkan informasi lengkap mengenai rincian tagihan yang harus dibayar oleh konsumen. Jangan lupa juga untuk menyertakan jumlah pajaknya.
2. Contoh Invoice Jasa
Contoh lainnya adalah faktur yang diterbitkan oleh penyedia jasa pembuatan website kepada kliennya (Karang Taruna Desa Sendangsari). Dalam faktur ini tertera detail pesanan yang dilakukan oleh klien beserta jumlah dan total harga jasanya. Selain itu, terdapat juga informasi rekening bank serta nama penyedia jasanya.
3. Contoh Invoice Pembayaran
Ini merupakan informasi pembayaran mengenai jumlah produk yang dibeli di sebuah toko buku. Penyusunan elemen-elemen dalam faktur ini sederhana, namun tetap mencantumkan nomor order untuk mempermudah pengarsipan. Terdapat juga informasi nomor telepon toko agar konsumen dapat menghubungi jika terjadi kesalahan dalam pembelian atau pembayaran.
4. Contoh Invoice Travel
Invoice travel sedikit berbeda dengan faktur lainnya karena harus mencantumkan detail perjalanan seperti tanggal keberangkatan/kepulangan, waktu tiba, nama penumpang, jenis transportasi, dan lain-lain. Kedetailan informasi ini sangat penting karena berkaitan langsung dengan perjalanan penumpang.
5. Contoh Invoice Penjualan
Contoh ini merupakan faktur penjualan dari sebuah Unit Dagang (UD). Dokumen ini dibuat secara sederhana tanpa logo toko, namun informasi penjualannya terbilang lengkap, mulai dari nomor faktur, informasi pengiriman dan pembayaran, tanda tangan pihak-pihak yang terlibat, serta rincian barang yang dibeli.
6. Contoh Invoice Jasa Perorangan
Faktur jasa perorangan biasanya ditujukan oleh individu kepada perusahaan yang menggunakan jasanya. Misalnya ketika perusahaan membutuhkan pekerja lepas (freelancer) untuk melaksanakan proyek di bidang kepenulisan, desain grafis, atau pembuatan website. Faktur ini mencantumkan detail jasa yang diberikan oleh individu tersebut.
7. Contoh Invoice Sederhana
Jika Anda ingin membuat faktur dengan tampilan sederhana, tidak perlu mencantumkan logo perusahaan atau toko. Cukup sertakan informasi tertulis mengenai elemen-elemen yang wajib ada dalam sebuah rincian tagihan, kemudian buatlah tabel untuk mencantumkan rincian pembayaran atau pembelian.
8. Contoh Invoice Pembelian Barang
Pada contoh faktur pembelian di atas, biasanya digunakan oleh toko-toko yang menjual barang-barang tertentu, seperti produk fashion. Rincian tagihan ini diterbitkan setelah pembeli menyelesaikan pesanannya agar dapat dibayar sesuai dengan jumlah harga yang tertera dalam faktur. Waktu pembayaran harus dilakukan saat itu juga dan tidak ada tanggal jatuh tempo.
9. Contoh Invoice Hotel
Invoice hotel memuat informasi-informasi penting ketika konsumen menggunakan jasa di hotel atau penginapan tersebut, termasuk penyewaan kamar dan pajaknya. Selain itu, biasanya juga dicantumkan catatan berisi kesepakatan guna menghindari kesalahpahaman dari pihak konsumen maupun hotel.
10. Contoh Invoice Rental
Tidak hanya soal pembelian, faktur juga diperlukan dalam penyewaan atau rental kendaraan. Faktur ini berguna untuk memberitahukan informasi penagihan resmi kepada konsumen. Selain itu, faktur yang dikeluarkan oleh perusahaan rental juga berguna untuk mengetahui identitas konsumen yang harus membayarkan tagihan tersebut.
Macam-macam Invoice dan Kegunaannya
Selain contoh-contoh di atas, terdapat beberapa jenis invoice lainnya yang memiliki kegunaan masing-masing:
1. Invoice Proforma
Ini merupakan dokumen faktur yang berisi pernyataan kesepakatan penyerahan harga barang atau jasa kepada pembeli dari penjual. Jenis faktur ini bukan untuk memberitahukan tentang penagihan pembayaran, melainkan pemberitahuan mengenai kapan waktu pembayaran harus dilakukan.
2. Invoice Komersial
Faktur jenis ini digunakan dalam deklarasi komersial oleh pengusaha yang melakukan kegiatan ekspor barang. Biasanya digunakan pada penjualan barang yang diekspor atau melintasi perbatasan internasional.
3. Invoice Kolektif
Jenis faktur ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang melaksanakan proyek skala kecil untuk klien. Dalam hal pengarsipan, lebih efisien jika dokumen-dokumen faktur dikumpulkan secara kolektif daripada terpisah-pisah.
4. Invoice Interim
Faktur jenis ini efisien ketika melaksanakan proyek klien skala besar dengan pembayaran per-termin. Dengan menggunakan invoice interim, Anda tidak perlu menunggu proyek berakhir untuk mengeluarkan faktur.
5. Invoice Berulang
Faktur ini diterbitkan secara berkala tanpa batas waktu. Cocok digunakan untuk proyek yang dilaksanakan dalam periode tertentu, seperti berlangganan produk atau jasa selama satu tahun.
6. Invoice Penahanan
Jenis faktur ini diterbitkan ketika konsumen melakukan pembayaran di muka pada barang atau jasa yang akan diberikan. Jumlah pembayaran akan dipotong dari pembayaran akhir ketika proyek selesai atau pengiriman dilakukan.
7. Nota Kredit
Faktur ini diterbitkan oleh perusahaan untuk mengembalikan uang konsumen atau memberikan diskon. Biasanya digunakan jika terjadi kesalahan pada penerbitan faktur sebelumnya atau pengembalian barang akibat kesalahan, kecacatan, atau kerusakan.
Itulah beberapa macam invoice beserta contohnya dan kegunaannya. Dalam dunia bisnis, dokumen rincian pembayaran ini sangat penting untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan, seperti sengketa di masa depan. Jika jumlah transaksi Anda besar, disarankan untuk menggunakan meterai agar faktur memiliki kekuatan hukum di mata pengadilan.
Anda juga dapat membuat invoice secara digital menggunakan aplikasi pembuat invoice dan menggunakan e-meterai serta tanda tangan digital untuk memastikan legalitas dokumen tersebut di mata hukum. Dengan menggunakan aplikasi ini, proses pembuatan faktur menjadi lebih efisien dan praktis bagi bisnis Anda!
