Mengelola Data dan Dokumen Digital dengan Aman
Dalam era digital seperti saat ini, dokumen menjadi salah satu data penting bagi sebuah perusahaan. Melalui dokumen, perusahaan dapat membuat kebijakan, langkah strategis, atau sekadar merapikan administrasi. Namun, dokumen digital dinilai rentan disalahgunakan, dipalsukan, atau digandakan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengelola dan menyimpan data dan dokumen digital dengan aman.
Kebijakan Internal dalam Pengarsipan Data
Pengelolaan data dan dokumen digital yang aman tidak bisa berjalan dengan baik tanpa adanya regulasi yang baik dari perusahaan. Maka dari itu, penting kiranya perusahaan memiliki standar operasional dan kebijakan internal dalam penyimpanan data digital ini. Beberapa poin pentingnya misalnya:
- Jangan meninggalkan data yang bersifat sensitif dalam sebuah perangkat tanpa perlindungan ekstra. Bila harus mencetak dokumen menggunakan shared printer, segeralah hapus file dari riwayat cetak.
- Apabila seorang karyawan telah sudah tidak bekerja di perusahaan tersebut, maka dokumen dan data digital miliknya perlu untuk dihapus dengan persetujuan guna menghindari penyalahgunaan data digital oleh pihak yang tak bertanggung jawab.
- Tentukan siapa saja yang dapat mengakses dokumen digital penting di perusahaan. Sebagai contoh, bila Anda ingin menyimpan dan mengelola data maupun dokumen digital di bidang keuangan, tentu divisi keuangan dan beberapa petinggi perusahaan yang dapat mengaksesnya.
- Jalankan kebijakan dengan menggunakan protokol yang jelas dan terbaik.
Ruang Penyimpanan Data Digital yang Mumpuni
Setelah perusahaan membuat sebuah aturan atau kebijakan internal mengenai penyimpanan data, selanjutnya adalah dengan memilih ruang penyimpanan data digital yang cukup dan mumpuni. Di sini Anda perlu menghitung berapa besar kebutuhan ruang bagi penyimpanan data penting di perusahaan. Sebab, tanpa adanya pemetaan seperti ini tentu akan sulit memilih ruang penyimpanan data digital yang baik.
Memiliki manajemen disaster recovery dan fitur keamanan data yang baik serta menyediakan layanan back up penuh selama 7 x 24 jam sangat penting dalam memilih ruang penyimpanan digital yang mumpuni. Aksesibilitas yang mudah juga sangat diperlukan. Misalnya saja Anda dapat memilih layanan penyimpanan data yang terintegrasi dengan perangkat lain seperti smartphone, tablet, dan netbook. Dengan begitu, Anda sebagai user dapat mengakses dokumen penting di mana dan kapan saja selama terhubung dengan akses internet, terutama pada saat darurat. Selain itu, masalah pembiayaan pun perlu diperhatikan sehingga pastikan Anda memikirkan biaya pemeliharaan baik itu untuk perangkat keras maupun perangkat lunak. Jangan lupa juga untuk mempertimbangkan biaya pemulihan bencana.
Uji Coba Ruang Penyimpanan Digital
Saat Anda telah menentukan ruang penyimpanan yang digunakan, sebaiknya lakukan uji coba terlebih dahulu sebelum menggunakannya secara penuh. Cobalah semua fitur yang ada dalam media penyimpanan digital tersebut. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui seberapa sulit atau mudahnya karyawan di perusahaan Anda maupun publik dalam mengakses dokumen digital secara terbatas. Pengujian ini juga penting dilakukan guna mengetahui kerentanan penyimpanan data terhadap ancaman dari luar, seperti peretasan dokumen dan pencurian data digital oleh pihak yang tak bertanggung jawab. Anda bisa melakukan uji coba tersebut secara berkala dan dengan pemantauan ahli IT di perusahaan Anda. Ketika Anda memiliki sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen digital yang aman, tentu hal tersebut dapat memberikan kenyamanan dan memberikan hasil yang optimal terhadap kinerja perusahaan.
Melakukan Back Up Secara Rutin
Hal berikutnya yang bisa Anda lakukan adalah dengan melakukan back up secara rutin data dan dokumen digital penting secara berkala. Anda bisa melakukannya dengan membangun ruang penyimpanan lebih dari satu dengan layanan cloud. Ini dilakukan guna menghindari kerusakan dan kehilangan data yang disebabkan karena terjadinya bencana. Manfaatnya adalah ketika data tersebut rusak atau hilang masih ada data cadangan. Misalnya ketika terjadi kebakaran pada perangkat keras, maka data tersebut masih aman dan tersimpan di tempat lain.
Selain itu, simpanlah data dokumen digital tersebut dalam format yang tak dapat diubah kecuali Anda sendiri yang dapat mengubahnya. Misalnya untuk menyimpan dokumen atau file perusahaan sebaiknya jangan dalam format DOC, namun Anda bisa menggunakan dalam format PDF.
Menggunakan Enkripsi untuk Keamanan Data
Terakhir, untuk pengamanan data dan dokumen digital yang lebih optimal Anda dapat menggunakan sebuah enkripsi yang unik. Enkripsi ini terdiri dari deretan angka dan huruf yang berbeda satu dengan yang lain seperti dalam Digital Object Identifier (DOI), Archival Resource Key (ARK), maupun URL dan PURL. Di samping itu, untuk membuka dan mengakses dokumen digital tersebut dengan kekuatan hukum, Anda juga dapat menggunakan digital identity seperti tanda tangan digital maupun face recognition. Cara seperti ini cukup aman.
Saat ini, penggunaan digital identity dalam pengamanan maupun pengelolaan dokumen digital sudah banyak diterapkan di berbagai perusahaan besar. Sebagai pimpinan perusahaan, Anda dapat memilih penyedia layanan dan penyelenggara digital identity terbaik untuk mengoptimalkan pengamanan data penting perusahaan dengan aman dan nyaman.
Dengan mengikuti tips-tips di atas, perusahaan Anda akan mampu mengelola data dan dokumen digital dengan lebih aman. Pastikan untuk membuat kebijakan internal yang baik terkait pengarsipan data, memilih ruang penyimpanan data yang mumpuni, melakukan uji coba secara rutin, melakukan back up secara berkala, serta menggunakan enkripsi untuk optimalisasi keamanan data. Dengan demikian, perusahaan Anda akan siap menghadapi tantangan era digital saat ini.
