Surat Panggilan Kerja: Undangan yang Penting dalam Proses Rekrutmen
Surat panggilan kerja merupakan dokumen penting yang digunakan oleh perusahaan untuk memberitahu para pelamar bahwa mereka telah lolos ke tahap selanjutnya dalam proses rekrutmen. Surat ini dapat berupa undangan untuk mengikuti sesi interview, tes, atau bahkan pemberitahuan diterima bekerja di perusahaan tersebut.
Dalam era digital seperti sekarang, surat panggilan kerja tidak harus dikirim melalui pos. Dengan kemajuan teknologi, surat tersebut dapat dikirim melalui WhatsApp atau e-mail secara praktis. Sebagai tim recruiter, penting untuk mengetahui cara menyusun surat panggilan kerja dengan baik dan benar. Berikut adalah beberapa contoh surat panggilan kerja untuk keperluan interview, tes, dan penerimaan karyawan.
Apa itu Surat Panggilan Kerja?
Surat panggilan kerja adalah sebuah undangan yang dikirimkan oleh perusahaan kepada calon karyawan untuk menghadiri sesi interview, tes, atau memberitahukan bahwa mereka diterima bekerja di perusahaan tersebut. Pada masa lalu, surat ini biasanya berbentuk fisik dan dikirim melalui pos. Namun saat ini, dengan kemajuan teknologi, surat panggilan kerja dapat dikirim melalui e-mail atau WhatsApp resmi perusahaan untuk lebih praktis.
Bagi para pelamar, surat panggilan interview memiliki nilai penting karena melalui undangan tersebut mereka mengetahui bahwa mereka telah terpilih untuk melanjutkan ke tahap wawancara. Oleh karena itu, tim perekrut harus memahami cara membuat surat panggilan kerja dengan baik agar dapat meyakinkan para pelamar.
Cara Membuat Surat Panggilan Kerja yang Baik dan Benar
Salah satu cara untuk membuat surat panggilan kerja yang baik dan benar adalah menggunakan bahasa formal dan menghindari penggunaan singkatan, kecuali untuk kata-kata tertentu. Hal ini bertujuan untuk menunjukkan profesionalitas perusahaan kepada para pelamar. Oleh karena itu, penting bagi tim perekrut untuk tidak membuat surat panggilan dengan sembarangan, terutama menggunakan bahasa informal atau tidak baku.
Komponen Surat Panggilan Kerja yang Baik dan Benar
Selain penggunaan bahasa formal, surat panggilan interview maupun tes dari perusahaan juga perlu memperhatikan komponen-komponen dalam susunannya. Berikut adalah komponen-komponen yang harus ada dalam surat panggilan kerja yang baik dan benar:
1. Kop Surat
Komponen pertama yang wajib ada dalam surat panggilan interview atau tes adalah kop surat resmi dari perusahaan. Keberadaan kop surat resmi ini dapat meyakinkan para pelamar bahwa mereka benar-benar terpanggil oleh perusahaan dan bukan menjadi korban penipuan.
Kop surat biasanya tercetak di bagian paling atas surat dan mencantumkan nama perusahaan, logo, alamat, nomor telepon, dan alamat e-mail resmi. Tanpa adanya kop surat ini, undangan interview terasa kurang meyakinkan, terutama jika kualitasnya rendah seperti buram atau pecah.
2. Nama dan Alamat Perusahaan
Nama dan alamat perusahaan juga harus tercantum dalam surat panggilan kerja, biasanya terletak di bagian kop surat bersama dengan logo. Nama perusahaan harus dituliskan secara jelas tanpa singkatan agar terlihat profesional dan tidak dicurigai sebagai penipuan oleh penerima undangan.
Hal yang sama berlaku untuk alamat perusahaan, sebaiknya dituliskan secara lengkap dan benar sesuai dengan lokasi. Menyertakan alamat secara lengkap sangat berguna bagi para pelamar, terutama jika mereka diundang untuk mengikuti interview langsung di tempat tersebut.
3. Nomor Surat
Komponen lain yang tak kalah penting adalah nomor surat. Nomor surat menunjukkan tanda waktu pengiriman surat tersebut. Biasanya nomor surat mencantumkan tahun, bulan, urutan pengiriman surat tersebut, serta kode perusahaan yang dipisahkan dengan garis miring (/).
Contoh nomor surat adalah 33/PV/02/2023. Pada kode tersebut, angka 33 merupakan urutan surat keluar, PV merupakan kode perusahaan, 02 adalah bulan pengiriman surat tersebut, sedangkan 2023 adalah tahun pengirimannya.
Pencantuman nomor atau kode ini sangat penting karena membantu dalam pengarsipan dokumen. Jika tidak dicantumkan, akan sulit mencari kembali surat tersebut di kemudian hari.
4. Kalimat Pembuka
Dalam undangan wawancara kerja kepada pelamar, penting untuk tidak melupakan kalimat pembuka. Kalimat pembuka harus menggunakan bahasa formal untuk memberikan kesan profesional. Singkatan juga sebaiknya dihindari, kecuali jika memang diperlukan untuk menghindari pengulangan kata yang terlalu panjang.
5. Nama Penerima Undangan
Sebelum kalimat pembuka, komponen yang tak kalah penting adalah mencantumkan nama penerima undangan panggilan tes atau interview kerja. Ini disarankan agar undangan terasa lebih personal bagi pelamar.
Mencantumkan nama penerima undangan adalah opsional, tergantung pada kebijakan perusahaan. Namun jika dituliskan, maka undangan tersebut akan terasa lebih personal dan penerima akan tahu bahwa surat tersebut memang ditujukan untuknya secara khusus.
6. Isi Surat
Cara membuat surat panggilan interview resmi dari perusahaan tidak perlu bertele-tele. Cukup tuliskan inti dari undangan tersebut, misalnya mengundang untuk interview, penandatanganan kontrak kerja, atau panggilan tes tulis.
Dalam isi surat, jangan lupa mencantumkan waktu dan tempat sesi yang dijadwalkan dengan jelas. Meskipun alamat sudah tercantum di kop surat, tetap disarankan untuk mencantumkannya lagi dalam isi surat karena para pelamar biasanya lebih memperhatikan isi pesan daripada kop surat.
7. Catatan (Jika Ada)
Beberapa undangan panggilan interview kerja dan sejenisnya biasanya mencantumkan catatan khusus setelah inti pesan. Catatan ini berisi informasi-informasi tambahan seperti pakaian yang harus digunakan, barang-barang yang harus dibawa, atau persyaratan khusus lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Sebagai perekrut, Anda dapat mencantumkan catatan khusus setelah inti pesan. Untuk memudahkan pembaca, catatan ini dapat disusun menggunakan format bullet atau numbering.
8. Kalimat Penutup
Di awal undangan, wajib untuk menuliskan kalimat pembuka. Begitu juga pada akhir surat panggilan kerja, penulisan kalimat penutup tidak boleh dilewatkan. Hal ini termasuk etika dasar dalam mengirimkan pesan secara profesional.
Kalimat penutup biasanya dimulai dengan kata-kata seperti “Demikian yang dapat kami sampaikan…” atau sejenisnya. Jangan lupa untuk memberikan ucapan terima kasih agar kesannya lebih sopan.
9. Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Komponen terakhir dalam surat panggilan interview maupun diterima kerja adalah tanda tangan dan nama pengirim undangan. Selain itu, penting juga untuk menempelkan cap stempel resmi dari perusahaan guna menunjukkan bahwa undangan tersebut sah dan resmi.
Jika surat dikirim melalui e-mail atau pos, maka tanda tangan dan cap stempel akan dilampirkan sebagai file PDF terpisah atau dicetak langsung pada surat tersebut. Namun jika surat dikirim melalui WhatsApp, tidak perlu mencantumkan tanda tangan dan cap stempel. Cukup tuliskan nama pengirim dalam teks pesan.
Contoh Surat Panggilan Kerja untuk Interview
Berikut adalah contoh surat panggilan kerja dari perusahaan untuk mengundang pelamar mengikuti sesi interview:
Kepada Yth.
Budi Santoso
Dengan hormat,
Kami dari PT Maju Mundur Sejahtera ingin memberitahukan bahwa Anda telah berhasil lolos seleksi administrasi dan kami mengundang Anda untuk mengikuti sesi interview sebagai bagian dari tahap rekrutmen selanjutnya.
Berikut adalah detail wawancara yang telah kami jadwalkan:
Hari, Tanggal: Rabu, 12 Maret 2023
Waktu: Pukul 09.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama, Gedung A, Lantai 5
Mohon konfirmasi kehadiran Anda melalui e-mail ini atau hubungi nomor telepon kami di (021) 1234567 paling lambat tanggal 10 Maret 2023.
Demikian undangan ini kami sampaikan. Kami berharap dapat bertemu dengan Anda dalam sesi interview tersebut. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Tim Rekrutmen PT Maju Mundur Sejahtera
Contoh di atas menunjukkan sebuah surat panggilan kerja yang sederhana namun jelas. Dalam surat tersebut sudah tercantum logo dan nama perusahaan, alamat lengkap perusahaan, serta nomor telepon kontak. Tujuan undangan juga dijelaskan dengan jelas, yaitu mengundang pelamar untuk mengikuti sesi wawancara.
Pada bagian akhir surat, sebenarnya perlu ditambahkan tanda tangan. Namun untuk mempercepat proses, Anda dapat menggunakan tanda tangan digital dan fitur bulk signing jika ingin menandatangani beberapa surat sekaligus. Sedangkan untuk cap stempel perusahaan, hal ini bersifat opsional namun disarankan agar undangan terlihat lebih resmi dan profesional.
Contoh Surat Panggilan Kerja untuk Tes
Berikut adalah contoh surat panggilan kerja dari perusahaan untuk mengundang pelamar mengikuti tes:
Undangan Panggilan Tes Wawancara
Yth. Andi Prasetyo,
Selamat pagi! Sebelumnya kami ingin memberikan ucapan selamat karena Anda telah berhasil lolos seleksi administrasi perusahaan kami.
Melalui pesan ini, kami dari PT Maju Mundur Sejahtera bermaksud mengundang Anda untuk menghadiri sesi interview yang akan dilaksanakan secara online. Berikut adalah rincian undangan tersebut:
Hari, Tanggal: Senin, 20 Februari 2023
Waktu: Pukul 13.00 WIB
Tempat: Zoom Meeting
* Link Zoom akan dikirimkan H-1 sebelum interview dilaksanakan. Mohon hadir setidaknya 10 menit sebelum interview dimulai.
Demikianlah undangan interview ini kami sampaikan. Kami berharap Anda dapat hadir tepat waktu. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Tim HRD PT Maju Mundur Sejahtera
Setia Budi
Contoh surat panggilan kerja di atas menunjukkan undangan untuk mengikuti tes wawancara yang dilakukan secara online. Pada surat tersebut, terdapat informasi penting seperti hari, tanggal, waktu, dan tempat sesi tes. Alamat juga masih disebutkan meskipun sudah tercantum di kop surat karena fokus utama para pelamar biasanya pada isi pesan. Contoh surat ini dapat dikirim melalui WhatsApp dengan mengikuti format yang sama.
Contoh Surat Panggilan Diterima Kerja
Berikut adalah contoh surat panggilan kerja dari perusahaan yang memberitahukan bahwa pelamar telah diterima bekerja:
Kepada Yth.
Rina Fitriani
Dengan hormat,
Kami dari PT Maju Mundur Sejahtera ingin memberitahukan bahwa Anda telah diterima bekerja di perusahaan kami sebagai Marketing Executive.
Kami sangat senang dapat memiliki Anda dalam tim kami dan berharap Anda dapat segera bergabung dengan kami pada tanggal 1 April 2023. Mohon konfirmasi kehadiran Anda melalui e-mail ini atau hubungi nomor telepon kami di (021) 1234567 paling lambat tanggal 20 Maret 2023.
Demikianlah pemberitahuan ini kami sampaikan. Kami berharap dapat bekerja sama dengan Anda dalam mencapai kesuksesan bersama. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Tim HRD PT Maju Mundur Sejahtera
Setia Budi
Contoh surat panggilan kerja di atas menunjukkan sebuah pemberitahuan bahwa pelamar telah diterima bekerja di perusahaan. Isi surat ini sedikit berbeda dengan surat panggilan interview atau tes karena bertujuan untuk menjelaskan bahwa pelamar telah diterima pada posisi tertentu.
Penjelasan mengenai posisi atau jabatan yang diterima oleh pelamar sangat penting untuk disampaikan agar penerima undangan mengetahui perannya di dalam perusahaan tersebut.
Dalam contoh surat panggilan kerja di atas, penting untuk menggunakan bahasa formal. Bahasa formal sangat penting saat berada di dunia profesional, terutama dunia kerja.
Jika surat dikirim melalui e-mail, Anda dapat melampirkan surat lengkap dalam format PDF. Namun sebaiknya tuliskan juga salam pembuka dan inti pesan secara singkat pada body e-mail. Jangan lupa arahkan penerima untuk mengklik lampiran guna mengunduhnya.
Sedangkan jika surat dikirim melalui WhatsApp, recruiter tidak perlu mencantumkan nomor surat dan kop surat. Cukup tuliskan pesannya secara lengkap, termasuk perihal, nama penerima undangan, salam pembuka, isi pesan, catatan (jika ada), salam penutup, dan nama pengirim. Beberapa kalimat dapat diberi penekanan seperti cetak tebal untuk memperjelasnya.
Dengan memperhatikan komponen-komponen yang telah disebutkan di atas, Anda dapat menyusun surat panggilan kerja yang baik dan benar. Pastikan untuk menggunakan bahasa formal dan tidak menghilangkan poin-poin penting dalam surat tersebut. Berikan informasi secara jelas dan kronologis agar para pembaca, terutama mereka yang muda, dapat dengan mudah memahami isi surat panggilan kerja tersebut.
