Cara Penulisan Tanggal Surat yang Benar dan Pentingnya Bahasa dalam Surat
Pendahuluan
Apakah kamu sering mengirim atau menerima surat? Surat merupakan salah satu media komunikasi yang penting dalam kehidupan sehari-hari. Dalam penulisan surat, terdapat beberapa bagian penting yang harus diperhatikan, seperti kop surat, nomor surat, nama kota, dan juga penulisan tanggal surat yang tepat. Nah, kali ini kita akan membahas cara penulisan tanggal surat yang benar dan pentingnya penggunaan bahasa yang tepat dalam surat. Yuk, simak selengkapnya!
Jenis-Jenis Surat
Sebelum membahas lebih lanjut tentang cara penulisan tanggal surat, kita perlu mengetahui terlebih dahulu jenis-jenis surat yang ada. Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat dibedakan menjadi empat bagian utama berikut:
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah jenis surat yang ditulis oleh seseorang untuk kepentingan pribadinya sendiri atau antara dua orang yang tidak resmi. Biasanya digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan pribadi seperti ucapan selamat atau ungkapan kasih sayang. Surat pribadi lebih bebas dalam penggunaan bahasa dan format, karena tidak terikat oleh aturan formal.
2. Surat Dinas
Surat dinas merupakan jenis surat yang ditulis oleh instansi atau lembaga pemerintah untuk berbagai keperluan dinas. Surat ini biasanya berisi instruksi atau permintaan resmi dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya. Surat dinas harus ditulis dengan bahasa yang formal dan jelas, serta mematuhi tata tertib yang berlaku di instansi tersebut.
3. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat resmi yang ditulis oleh perusahaan maupun perorangan dalam konteks bisnis, perdagangan, penawaran, atau jual-beli barang. Surat ini berfungsi sebagai alat komunikasi yang penting dalam dunia bisnis. Biasanya, surat niaga menggunakan bahasa yang lugas dan to the point, sehingga penerima dapat langsung memahami maksud dan tujuan dari surat tersebut.
4. Surat Resmi
Surat resmi merupakan jenis surat yang ditulis oleh perorangan, lembaga, atau organisasi untuk berbagai kepentingan resmi. Surat ini biasanya memiliki nomor surat yang digunakan sebagai arsip penyimpanan surat dan memiliki kekuatan hukum. Penulisan surat resmi harus sangat hati-hati, karena berhubungan dengan masalah hukum atau administratif yang memerlukan keseriusan dan ketelitian.
Bagian-Bagian Surat
Sebelum kita membahas cara penulisan tanggal surat yang benar, mari kita bahas terlebih dahulu bagian-bagian penting dalam sebuah surat formal. Bagian-bagian ini harus ditulis secara berurutan dan sesuai dengan format yang telah ditentukan. Berikut adalah bagian-bagian utama dalam sebuah surat formal:
1. Kop Surat
Kop surat merupakan identitas dari sebuah perusahaan, instansi, atau kelompok. Pada kop surat harus terdapat logo instansi, nama instansi, nomor telepon, dan alamat lengkap. Bagian ini sangat penting agar penerima surat dapat mengenali pengirim dan menghubungi jika diperlukan.
2. Nama Kota dan Tanggal Surat
Sebagai surat resmi, penulisan tanggal pembuatan surat wajib dicantumkan sebagai acuan penulisan surat. Bagian ini biasanya ditulis di bawah kop surat sebelah kanan. Tanggal surat harus ditulis dengan jelas, mulai dari tanggal, bulan, dan tahun.
3. Nomor Surat
Nomor surat adalah nomor yang ditetapkan oleh perusahaan atau kelompok sebagai arsip dalam pembuatan surat resmi. Nomor surat ini haruslah unik dan teratur agar memudahkan dalam pencarian atau pengarsipan surat di kemudian hari.
4. Perihal
Perihal berfungsi untuk memudahkan penerima surat dalam mengetahui ringkasan dari isi surat tersebut dan inti dari pembahasan rapat yang akan dilaksanakan. Perihal ini harus ditulis secara singkat dan jelas agar penerima surat dapat dengan mudah memahami maksud dari surat tersebut.
5. Pihak yang Dituju dan Alamat Tujuan
Dalam bagian ini, penulis surat wajib mencantumkan nama lengkap penerima dan alamat lengkap orang yang akan berpartisipasi dalam rapat tersebut. Alamat lengkap biasanya dituliskan di bagian sampul atau amplop.
6. Salam Pembuka
Salam pembuka ditulis dengan bahasa yang sopan dan benar, seperti menuliskan “dengan hormat”, “Assalamualaikum”, atau salam pembuka lainnya sesuai dengan kebiasaan yang berlaku.
7. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian terpenting dalam sebuah surat. Bagian ini berisi informasi tentang waktu, tempat, tujuan, pokok bahasan, serta informasi penting lainnya yang akan dilaksanakan saat rapat. Jika ada beberapa hal yang harus dipersiapkan atau dibawa saat rapat, semua hal tersebut harus tercantum dengan jelas dalam isi surat.
8. Salam Penutup
Setelah selesai menulis isi surat, kamu perlu mencantumkan salam penutup sebagai tanda akhir surat. Salam penutup ini dapat berupa salam dan juga harapan untuk para penerima surat agar hadir sesuai dengan waktu yang ditentukan.
9. Lampiran
Lampiran merupakan bagian opsional dalam sebuah surat. Jika ada dokumen pendukung yang perlu disertakan untuk melengkapi isi surat, lampiran tersebut dapat dituliskan dalam bagian ini.
10. Pengirim Surat, Stempel, dan Tanda Tangan
Bagian ini wajib dicantumkan sebagai akhir dari surat. Bagian penutup ini berisikan nama lengkap pengirim surat beserta jabatan atau posisinya, tanda tangan sebagai bukti keabsahan surat, dan cap stempel instansi atau perusahaan sebagai identitas resmi.
Cara Penulisan Tanggal Surat yang Tepat
Setelah mengetahui bagian-bagian penting dalam sebuah surat formal, sekarang kita akan membahas cara penulisan tanggal surat yang benar. Penulisan tanggal surat haruslah jelas dan sesuai dengan waktu pembuatan surat. Berikut adalah contoh-cara penulisan tanggal surat yang tepat:
Contoh Penulisan Tanggal Surat yang Salah:
- Kota Bandung, 5 Mei 1999
Penulisan tempat dan tanggal pada contoh ini adalah salah. Dalam penulisannya, kamu tidak perlu menyebutkan “Kota” dan cukup langsung menyebutkan nama kotanya, misalnya “Bandung”. Penulisan yang benar adalah “Bandung, 5 Mei 1999”. - Jakarta, 04-05-2020
Contoh kedua merupakan penulisan tanggal surat yang salah karena penulisan tanggal surat tidak boleh disingkat. Penulisan tanggal surat yang benar adalah “4 Mei 2020” tanpa angka yang diawali dengan angka nol. - Semarang. 5 Mei 2021
Contoh ketiga merupakan penulisan tanggal surat yang salah karena setelah lokasi harus diikuti tanda koma (,) bukan titik (.).
Contoh Penulisan Tanggal Surat yang Benar:
Bandung, 5 Januari 2021
Contoh di atas adalah penulisan tempat dan tanggal surat yang benar karena diawali dengan menyebutkan tempat, menggunakan tanda koma (,), dan juga mencantumkan tanggal penulisan surat dengan jelas. Penulisan ini mematuhi kaidah tata bahasa yang benar dalam surat resmi.
Pentingnya Bahasa dalam Surat
Setelah mengetahui cara penulisan tanggal surat yang tepat, kita juga perlu memahami pentingnya penggunaan bahasa yang baik dan benar dalam surat. Bahasa yang digunakan dalam surat haruslah sesuai dengan kaidah-kaidah bahasa Indonesia yang berlaku agar pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan jelas oleh penerima.
Pemilihan bahasa yang tepat juga dapat memberikan kesan profesional dan sopan kepada penerima surat. Selain itu, penggunaan bahasa yang baik juga dapat meningkatkan citra perusahaan atau instansi yang mengirim surat tersebut.
Dalam penulisan surat, hindari penggunaan bahasa yang kasar, tidak sopan, atau ambigu. Gunakan kalimat yang singkat, padat, dan mudah dipahami agar pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan baik. Selain itu, pastikan bahwa semua kalimat yang digunakan memiliki struktur yang jelas dan tidak menimbulkan kebingungannya penerima.
Selain itu, perhatikan juga tata bahasa dan ejaan yang benar. Hindari penggunaan kata-kata slang atau tidak baku dalam surat resmi. Pastikan juga bahwa tata bahasa dan ejaan dalam surat sudah diperiksa kembali sebelum dikirim agar tidak terjadi kesalahan yang dapat merugikan pihak pengirim.
Penutup
Dalam pembuatan surat, penulisan tanggal surat yang benar sangatlah penting agar surat dapat diterima dan dipahami dengan baik oleh penerima. Selain itu, penggunaan bahasa yang baik dan benar juga sangat penting dalam memberikan kesan profesional dan sopan kepada penerima surat.
Jadi, mulailah berlatih untuk menulis surat dengan benar mulai dari penulisan tanggal hingga pemilihan kata yang tepat. Dengan menggunakan cara penulisan tanggal surat yang benar dan bahasa yang baik, kamu dapat meningkatkan efektivitas komunikasi melalui media surat.
Sekian pembahasan kali ini tentang cara penulisan tanggal surat yang tepat dan pentingnya penggunaan bahasa dalam surat. Semoga informasi ini bermanfaat bagi kamu semua. Terima kasih telah membaca!
